Úvod  ›  Pro koho

Software pro montáž a servis vrat, bran a pohonů

Zaměření, montáž, předání a pravidelný servis průmyslových i garážových vrat na jednom místě. Technik má v mobilu adresu, typ pohonu i protokol.

Pro firmy s 3–15 techniky, které dnes plánují v Excelu nebo v kalendáři.

Vyzkoušet zdarma → Ceník
30 dní zdarma · bez platební karty

Zaměření, montáž a servis u jednoho objektu

Obhlídka se zaměřením a montáž jsou termíny jedné zakázky. Montér tak na místě vidí, co kolega naměřil a vyfotil. Dvoudenní montáž průmyslových vrat je v tabuli jeden souvislý pruh a do posádky přidáte druhého montéra.

  • Kapacita se odečte oběma montérům ve všech dnech montáže.
  • Když se předání stavby posune, posunete montáž celou.
  • Štítky rozliší zaměření, montáž, servis a reklamaci.

Schematická ukázka: týden týmu: zaměření, montáže, servis i dovolená v jednom plánu.

Roční prohlídky pohonů hlídá přehled Pravidelné servisy

Vrata a pohony u zákazníků zapíšete do evidence zařízení s výrobním číslem a lhůtou prohlídky. Po dokončení montáže se aplikace sama zeptá, jestli zařízení do evidence zapsat. Přehled Pravidelné servisy pak ukáže, co je na řadě a co po termínu.

  • Lhůta běží od skutečně provedené prohlídky, ne od plánu.
  • Zakázka na prohlídku vznikne pro celou adresu najednou, se všemi vraty a branami.
  • Prohlídky, jejichž lhůta přijde do 60 dní, se nabídnou k přibalení do stejného výjezdu.
Jak fungují pravidelné servisy →

Schematická ukázka: přehled Pravidelné servisy, jeden řádek na adresu a barva podle stavu lhůty.

Předávací protokol podepsaný na místě

Technik projde checklist podle typu práce, vyfotí hotová vrata a štítek pohonu a zákazník protokol podepíše prstem na telefonu nebo tabletu. Z protokolu vznikne PDF, které zákazníkovi předáte.

  • Checklist se sám připojí k termínům s úkonem, ke kterému patří.
  • Do protokolu jdou odpovědi z checklistu, fotky a vykázané úkony.
  • Finalizace PDF zmrazí, pozdější změny zakázky ho nepřepíšou.
Jak vzniká protokol s podpisem →

Schematická ukázka: podpis předávacího protokolu prstem v telefonu.

Zákazník si vybere termín servisu sám

Místo domlouvání po telefonu pošlete odkaz s volnými dny. Termíny se počítají z kapacity týmu, takže zákazník vybírá jen z toho, co opravdu stihnete. Vy výběr potvrdíte jedním kliknutím.

  • Bez registrace a bez instalace, funguje i na starším telefonu.
  • Nabídnutý termín můžete zablokovat, takže ho neslíbíte podruhé.
  • Zákazník může termín přes klientský odkaz potvrdit, nebo požádat o jiný.
Jak funguje nabídka termínů →

Schematická ukázka: nabídka termínů očima zákazníka.

Modelový týden firmy na vrata a pohony

Týden níže je modelový. Ukazuje, jak se v ServisBooku skládá práce firmy s pěti techniky, která zaměřuje a montuje průmyslová i garážová vrata a vedle toho objíždí prohlídky pohonů a reklamace.

Pondělí: zaměření dvou objektů

Jeden technik jede ráno na zaměření sekčních vrat do nové haly a odpoledne na posuvnou bránu u rodinného domu. Obě obhlídky jsou termíny zakázek, na kterých později proběhne i montáž. Rozměry a fotky otvoru technik nahraje rovnou do zakázky, takže je kancelář vidí ještě týž den a může připravit objednávku.

Úterý a středa: montáž průmyslových vrat pro dva montéry

Montáž dvojích sekčních vrat potřebuje dva lidi na dva dny. V tabuli je to jeden souvislý pruh a kapacita se odečte oběma v obou dnech. Když investor posune předání stavby, posune se montáž celá a nikomu mezitím nic jiného nenaplánujete.

Středa večer: předání s protokolem

Po montáži technik projde checklist k úkonu Montáž sekčních vrat: bezpečnostní prvky, nastavení koncových poloh, zaškolení obsluhy. Vyfotí štítek pohonu a zákazník podepíše protokol prstem na telefonu. Při přepnutí zakázky do finálního stavu se aplikace zeptá, jestli vrata zapsat do evidence; první prohlídka jim vyjde podle intervalu, který máte u typu nastavený.

Čtvrtek: prohlídky pohonů na čtyřech adresách

V přehledu Pravidelné servisy svítí oranžově adresy, kterým se blíží lhůta prohlídky. Dispečer u každé tlačítkem Založit zakázku připraví jednu zakázku na všechna vrata té adresy. Naplánovat vše navrhne pořadí s ohledem na dojezd a u termínu ukáže vzdálenost v kilometrech i minutách.

Pátek: reklamace a výměna fotobuňky

Zákazník hlásí, že se vrata zastavují v půli cesty. Technik u karty vrat vidí, kdy a co se na nich naposledy dělalo, a poznámky kolegů z minulých výjezdů. Vadnou fotobuňku vymění, vykáže úkon a zapíše výsledek. Lhůta příští prohlídky se počítá ode dne, kdy prohlídka opravdu proběhla.

Sobota: volno

O víkendu se nejezdí. Plán na pondělí je hotový od pátku a každý technik ho má v Mém dni: adresu, která otevře mapu, kontakt na místě a seznam úkonů. Nikdo si rozpis neopisuje a v pondělí ráno se nevolá, kdo jede kam.

Jak vybrat software pro montáž a servis vrat

Kontrolní seznam níže shrnuje, na čem stojí provoz firmy, která vrata, brány a pohony zaměřuje, montuje a servisuje. U každého bodu je otázka, kterou si při výběru položit, a jak ho řeší ServisBook, včetně toho, co neumí. Všechno si ověříte ve zkušebním provozu na vlastních zakázkách.

1. Zaměření, montáž a servis u jednoho zákazníka

Drží software celou cestu od obhlídky po pravidelnou prohlídku, nebo je každá část v jiném sešitě?

ServisBook: Zaměření i montáž jsou termíny jedné zakázky, takže technik na montáži vidí poznámky a fotky z obhlídky. Pravidelný servis pak vzniká na stejné adrese z evidence zařízení. Historie zůstává u zakázky i u konkrétních vrat.

2. Montáž pro dva lidi na dva dny

Je vícedenní montáž jeden blok? Jde na ni nasadit dva montéry a odečíst kapacitu oběma?

ServisBook: Vícedenní termín je jeden pruh přes po sobě jdoucí dny a do posádky přidáte další techniky, každého s vlastním datem a rozsahem. Kapacita se odečte všem a ve všech dnech. Celý tým vidíte v Plánu techniků na 35 dnů dopředu.

3. Evidence vrat a pohonů u zákazníků

Zapíšete ke každým vratům typ, výrobce pohonu, rozměr a výrobní číslo? Najdete je podle adresy i podle čísla?

ServisBook: Ano. Typ zařízení, třeba Sekční vrata nebo Posuvná brána, si založíte s vlastními poli: text, číslo s jednotkou, ano/ne, výběr z možností nebo datum. Hotový vzor pro vrata aplikace nemá, typ nastavíte jednou a platí pro všechna další vrata. Hledat jde podle označení, výrobního čísla, zákazníka i adresy.

4. Lhůty pravidelných prohlídek

Hlídá software lhůtu u konkrétních vrat? Počítá další lhůtu od skutečně provedené prohlídky?

ServisBook: Lhůta běží u každého zařízení zvlášť a další se počítá ode dne, kdy technik zapsal výsledek. Interval nastavíte podle návodu výrobce nebo smlouvy a u kontroly zapíšete, odkud pochází. Přehled Pravidelné servisy ukáže, co je na řadě a co po termínu. Samy od sebe zakázky nevznikají, dokud si firma nezapne noční zakládání. Podrobně na stránce Pravidelné servisy a revize.

5. Checklist a protokol při předání

Vyplní technik u montáže i servisu stejné body kontroly? Vznikne z toho protokol, který zákazník podepíše na místě?

ServisBook: Se zapnutým modulem Checklisty připojíte šablonu otázek k úkonu, třeba Montáž sekčních vrat nebo Servis pohonu, a ke každému takovému termínu se připojí sama. Otázky mohou být ano/ne, číslo, výběr i fotka. Odpovědi a fotky převezme předávací protokol a zákazník ho podepíše prstem na telefonu. Víc na stránce Protokol s podpisem.

6. Termín servisu bez telefonování

Dá se zákazníkovi poslat výběr termínů, které opravdu sedí na volnou kapacitu?

ServisBook: Návrhy termínů hledají volno podle plánu, nepřítomností a dovedností techniků. Zákazník dostane odkaz, vybere si a vy termín potvrdíte. Nabídnuté dny lze zablokovat, aby se nedaly slíbit dvakrát. Víc na stránce Nabídka termínů zákazníkovi.

7. Mobil technika

Musí technik něco instalovat? Funguje aplikace i v podzemní garáži?

ServisBook: Technik otevře v prohlížeči telefonu Můj den se svými termíny, adresou a kontaktem na místě. Fotky pořídí rovnou do zakázky. Bez připojení k internetu Můj den nefunguje: kde signál chybí, si technik den projde předem a výkaz uloží, až bude znovu online.

8. Fakturace a sklad dílů

Potřebujete fakturaci a sklad pohonů a dílů ve stejném programu jako plánování?

ServisBook: ServisBook nefakturuje a nevede sklad. Plánuje lidi a termíny a drží historii zakázky a zařízení. Vykázané úkony najdete u zakázky a fakturu podle nich vystavíte ve svém programu. Rozhodování mezi jedním systémem a plánovačem rozebírá článek ERP, nebo plánovač.

Související funkce

Plán techniků

Technici v řádcích, dny ve sloupcích v souvislém pásu 35 dnů. Nový termín založíte tažením, na kolizi aplikace upozorní.

Pravidelné servisy a revize

Zařízení u zákazníků s lhůtami kontrol. Přehled ukáže, co je na řadě a co už je po termínu.

Protokol s podpisem

Předávací protokol v PDF ze zakázky, i ve vzhledu formuláře vaší firmy. Zákazník ho podepíše prstem v telefonu.

Co firmy na vrata a pohony řeší, než plánovač zavedou

Máme to v hlavě a v Excelu

Dokud plánuje jeden člověk, funguje to. Když onemocní nebo má dovolenou, ostatní potřebují stejný přehled. Plán techniků a fronta nezaplánovaných ho dají každému, kdo má přístup. Převod plánu a zákazníků z Excelu nebo kalendáře uděláme zdarma do 3 pracovních dnů.

Technici nebudou nic vyplňovat

Výkaz je předvyplněný podle naplánovaných úkonů a technik obvykle jen potvrdí, co udělal. Checklist má otázky ano/ne a fotku, takže se dá projít u vrat za pár minut. Technik nic neinstaluje, stačí mu prohlížeč v telefonu.

Potřebujeme i fakturaci

ServisBook nefakturuje a nesnaží se nahradit účetní program. Plánuje lidi a termíny a drží historii zakázky. Vykázané úkony najdete u zakázky a fakturu podle nich vystavíte v programu, ve kterém fakturujete dnes.

Články k tématu

Zakázky7 min čtení

Servisní protokol: vzor ke stažení a co v něm nesmí chybět

Vzor servisního protokolu (servisního listu) ke stažení v PDF i DOCX. Co musí obsahovat a co se nejčastěji zapomíná vyplnit. Zdarma, bez registrace.

Číst článek →
Provoz8 min čtení

Jak sepsat protokol o zaškolení obsluhy?

Vzor protokolu o zaškolení obsluhy v PDF i DOCX. Co do něj zapsat, kdo ho podepisuje a čím se liší od předávacího protokolu a od školení BOZP.

Číst článek →
Provoz7 min čtení

Servisní kniha online: co to je a co v ní musí být

Servisní kniha online je historie zásahů dostupná z prohlížeče. Co v ní musí být, jak se do ní dostane zápis z terénu a co si ověřit před nasazením.

Číst článek →
Plánování6 min čtení

Kdy přestat plánovat techniky v Excelu

Excel na plánování techniků má jasnou hranici. Pět signálů, že ji provoz překročil, srovnání s plánovací tabulí a postup přechodu bez výpadku.

Číst článek →
Otázky

Časté dotazy

Musí technik instalovat aplikaci do mobilu?

Ne. ServisBook běží v prohlížeči telefonu. Technik se přihlásí a v Mém dni vidí své termíny s adresou, kontaktem na místě a úkony. Bez připojení k internetu Můj den nefunguje.

Může na jednu montáž jet víc techniků?

Ano. Na jeden termín nasadíte celou posádku a každý má vlastní datum a rozsah. Volná kapacita se odečte každému z nich, takže dvoudenní montáž pro dva montéry se nepřekryje s jinou prací.

Nahrajeme zákazníky z Excelu nebo z Pohody?

Ano. V Nastavení → Import zákazníků nahrajete soubor .xlsx nebo .csv, třeba export adresáře z Pohody, a před uložením uvidíte náhled. Když chcete, převedeme plán techniků a zákazníky z Excelu nebo kalendáře za vás, zdarma do 3 pracovních dnů.

Co se stane po 30 dnech zkušebního provozu?

Když předplatné neobjednáte, přejde účet do režimu jen pro čtení. Pokud ho neobjednáte ani do 30 dní od konce zkušební doby, smlouva zaniká a data se mohou smazat. Platební kartu na začátku nezadáváte. Podrobnosti jsou v obchodních podmínkách, čl. 5.

Umí ServisBook sklad dílů?

Ne. ServisBook nevede sklad pohonů ani náhradních dílů a nefakturuje. Plánuje lidi a termíny a drží historii zakázek a zařízení.

Naplánujte montáže i servisy vrat v jednom přehledu

Převod vašeho plánu a zákazníků z Excelu nebo kalendáře uděláme zdarma do 3 pracovních dnů.

Vyzkoušet zdarma →
Zdarma na 30 dní · bez platební karty
Domluvit ukázku