Servisní protokol je záznam o jednom zásahu u zákazníka. Popisuje, kdo, kdy, kde a co udělal, jaký byl výsledek a co se dohodlo dál. Slouží třem stranám najednou: zákazníkovi jako doklad o provedené práci, kanceláři jako podklad k fakturaci a technikovi jako obrana ve chvíli, kdy se za půl roku řeší, v jakém stavu zařízení skutečně bylo.
Vzor ke stažení
Vzor je prázdný formulář na dvě strany A4. První strana nese identifikaci, časy a prostor na popis závady a provedených úkonů, druhá materiál, výsledek zásahu a podpisy.
Stáhnout vzor v PDF · Stáhnout vzor v DOCX
Zdarma, bez registrace a bez e-mailu. DOCX si upravte podle svého oboru - u revizí přibude odkaz na normu, u montáží seznam předaných dokladů.
Co v protokolu být má
| Údaj | Proč tam patří |
|---|---|
| Číslo protokolu a zakázky | Bez čísla se protokol po roce nespáruje s ničím. |
| Zhotovitel a technik | Musí být zřejmé, kdo dokument vystavil. |
| Zákazník a kontaktní osoba | Podepisuje ho někdo konkrétní, ne firma obecně. |
| Adresa místa zásahu | Sídlo zákazníka a místo zásahu bývají dvě různé adresy. |
| Označení zařízení, výrobní číslo | Rozliší dvě jednotky na jednom objektu. |
| Datum a čas příjezdu a odjezdu | Podklad k fakturaci času a doprav. |
| Popis závady nebo požadavku | Stav při příjezdu, tedy výchozí bod. |
| Provedené úkony | Co bylo skutečně uděláno, ne co bylo naplánováno. |
| Použitý materiál | Bez soupisu se díly dohledávají ze skladu zpětně. |
| Výsledek zásahu | Zda zařízení běží, běží s omezením, nebo stojí. |
| Doporučení a další krok | Podklad pro navazující nabídku. |
| Podpisy obou stran | Potvrzení, že rozsah odpovídá skutečnosti. |
Rozsah si každá firma nastavuje sama. Ve vzoru je to, co se v servisních oborech objevuje nejčastěji; požadavky konkrétního oboru nebo smlouvy se mohou lišit.
Tři údaje, které chybějí nejčastěji
Čas příjezdu a odjezdu. Vyplní se datum, hodiny už ne. Při reklamaci faktury pak není z čeho doložit rozsah práce a diskuse končí u toho, kdo si co pamatuje.
Použitý materiál. Technik si díl vezme z auta a napíše „opraveno“. Materiál se dohledává na skladu zpětně, s odstupem několika dnů a s chybou.
Podpis zákazníka. Nejčastěji proto, že v okamžiku ukončení práce není nikdo na místě. Řešením je buď elektronické potvrzení, nebo jméno osoby, která zásah převzala, a poznámka, proč podpis chybí. Prázdné pole bez vysvětlení je horší než obojí.
Kdy papírový formulář přestane stačit
Papír funguje dobře do chvíle, kdy se protokoly začnou hledat. Typicky při reklamaci, při přípravě navazující nabídky nebo když se zákazník ptá, co se u něj dělalo minulý rok.
Vlastní vzor přestává stačit ve třech situacích:
- Protokol se vyplňuje dvakrát: na papír u zákazníka a pak do počítače v kanceláři.
- Protokoly nejdou dohledat u konkrétního zákazníka ani zařízení, protože leží v šanonu podle data.
- Údaje z protokolu se ručně přepisují do faktury.
V tu chvíli nejde o formulář, ale o to, kde záznamy leží a jak se k nim někdo dostane. Formulář zůstane stejný; změní se cesta, kterou vzniká.
Časté dotazy
Musí být servisní protokol podepsaný zákazníkem?
Podpis zákazníka je běžná praxe a slouží jako potvrzení, že práce proběhla v uvedeném rozsahu. Konkrétní požadavky se liší podle oboru a podle toho, co máte se zákazníkem sjednané ve smlouvě.
Stačí protokol v elektronické podobě?
Elektronická podoba je běžná. Podstatné je, aby byl protokol dohledatelný u konkrétní zakázky a aby bylo zřejmé, kdo ho vystavil a kdy.
Jak dlouho protokoly uchovávat?
Lhůta se odvíjí od účetních a smluvních povinností vaší firmy, ne od samotného protokolu. Bezpečné minimum je držet je po dobu záruky na provedenou práci.
Sdílený kalendář, tabulka nebo chat zvládnou plánování montáží zdarma. Kde tato sestava přestává stačit a co si za ni pořídit, až termíny začnou kolidovat.
Jak evidovat, co technik udělal u zákazníka, aby to za tři měsíce někdo našelJak evidovat práci technika u zákazníka, co umí terénní role ServisBooku a jak dnes předávat fotografie administrátorovi.
Evidence zakázek v Excelu: struktura a limityJak vést evidenci zakázek v Excelu: potřebné sloupce, stavy, přílohy, historie změn a postup převodu otevřených zakázek.
Plánujte jednodušeji
ServisBook zdarma na 30 dní, bez platební karty.
Vyzkoušet zdarma →