Úvod  ›  Funkce

Předávací protokol s podpisem zákazníka v telefonu

ServisBook vytvoří předávací protokol přímo ze zakázky a vydá ho jako PDF. Strany, úkony, fotky i výsledky kontrol zařízení se převezmou ze zakázky, odpovědi z checklistu, který vyplnil technik, mají vlastní blok a zákazník protokol podepíše na místě prstem v telefonu nebo tabletu.

Bez tisku a skenování. Po uzavření se PDF zmrazí a pozdější změny zakázky ho už nezmění. Zákazníkovi ho pošlete e-mailem jedním kliknutím.

Vyzkoušet zdarma → Ceník
30 dní zdarma · bez platební karty

Protokol se skládá z dat, která v zakázce už jsou

Šablona určuje, z jakých bloků se protokol skládá a v jakém pořadí. Na zakázce v záložce Protokoly vyberete šablonu a vznikne draft vyplněný živými daty: hlavička s číslem a datem, strany včetně IČO a DIČ, informace o zakázce, vykázané úkony, odpovědi z checklistů vyplněných technikem, fotky, poznámky a podpisy.

  • Vykázané úkony ukážou ceny, jen když to v šabloně zapnete.
  • Blok Zařízení a kontroly vypíše u každého kusu výsledek kontroly a příští lhůtu.
  • Vlastní pole, volný text s podmínkami a podpisové bloky jde do šablony přidat vícekrát.
  • Šablonu označenou jako výchozí aplikace nabídne jako první.

Schematická ukázka: protokol složený z bloků: strany, úkony, checklist, zařízení a podpisy.

Podpis prstem přímo u zákazníka

U protokolu na zakázce klepnete na Podepsat. Zákazník i technik se podepíšou prstem na telefonu nebo tabletu, případně myší na počítači, a k podpisu se zadá čitelné jméno podepisujícího. Podpis se vloží do PDF spolu se jménem a datem.

  • Kdo protokol podepisuje, třeba za dodavatele a za zákazníka, určuje šablona.
  • Když je potřeba, vezmete podpis znovu tlačítkem Podepsat znovu.
  • Se zapnutou automatikou stavů přepne podepsaný protokol zakázku na dokončeno.
  • Technik s oprávněním jen přidělené nechá protokol podepsat na svých zakázkách.

Schematická ukázka: podpis předávacího protokolu prstem v telefonu.

Checklisty vyplní technik u termínu

Checklist je seznam otázek, které technik vyplní u konkrétního termínu: předávací, kalibrační nebo bezpečnostní kontrola. Vyplňuje se ke každému termínu zvlášť, takže pět ročních servisů na jedné zakázce má pět vyplnění, každé se svým datem a odpověďmi. Vyplněné odpovědi má protokol ve vlastním bloku.

  • Otázky můžou být ano/ne, číslo pro naměřené hodnoty, text, výběr z možností, datum, čas nebo fotka.
  • Otázku označíte jako povinnou a nevyplněné povinné otázky aplikace technikovi vypíše.
  • Šablona se k termínům s vybranými úkony připojí sama. Dispečer ji na termínu přidá nebo sundá i ručně.
Můj den v telefonu s checklistem Předávací protokol montáže klimatizace u termínu
Skutečné mobilní rozhraní ServisBooku nad ukázkovými daty: checklist u termínu v Mém dni. Kliknutím otevřete celý snímek.

Ve vzhledu vašeho papírového formuláře

Pokud jsou zákazníci zvyklí na váš papírový formulář, protokol ze ServisBooku může vypadat stejně, kolonka po kolonce. Formulář podle vašeho vzoru připravíme na objednávku; nastavení není v ceně předplatného a účtuje se hodinovou sazbou podle obchodních podmínek (čl. 6.4). Technik ho vyplní v telefonu jako běžný formulář a kolonky převzaté ze zakázky nesou štítek „ze zakázky“, takže ví, co nemusí vypisovat. Na papír se vejde i firemní logo a razítko jako na originálu.

Druhá cesta je hlavičkový papír. V Nastavení → Předávací protokoly nahrajete PDF, PNG nebo JPG ve formátu A4 na výšku do 3 MB a obsah protokolu se vysází přes něj. U dvoustránkového PDF jde první strana pod první stranu protokolu a druhá pod všechny další. Tlačítko Zkušební PDF ukáže výsledek s vaším papírem bez cvičné zakázky.

Draft, uzavření a nová verze

Dokud protokol není uzavřený, je to draft, který se plní živými daty ze zakázky. Uzavřením se PDF zmrazí: dokument, který zákazník dostal do ruky, nesmí zpětně měnit obsah. Když je potřeba jiný, vygenerujete nový. Výměna hlavičkového papíru už uzavřené protokoly nemění.

Firma si může zapnout doplňování uzavřených protokolů. Admin pak z kanceláře doplní ceny a sazby, vznikne nová verze PDF a předchozí zůstane mezi přílohami zakázky.

Odeslání zákazníkovi e-mailem

Po uzavření protokolu aplikace nabídne jeho odeslání. E-mail s PDF v příloze má předvyplněnou adresu kontaktu z pobočky, jinak zákazníka, a odejde jedním kliknutím. Adresy můžete odebrat i přidat, poslat kopii i sobě a v náhledu si přečíst předmět i text přesně tak, jak odejdou. Protokol jde poslat i později, znovu nebo na jinou adresu.

U každého uzavřeného protokolu vidíte, jestli a kam odešel, a do deníku zakázky se zapíše, kdo ho na jakou adresu poslal. Předmět a text e-mailu si upravíte v Nastavení → Pokročilé → Automatické e-maily.

Co do protokolu patří

Co má obsahovat protokol o provedené práci a jak se liší od předávacího protokolu a revizní zprávy, rozebírá článek Co má obsahovat protokol o provedené práci. Papírový vzor ke stažení je v článku Servisní protokol: vzor ke stažení. Jak protokol zapadá do provozu, ukazují obory Servis a montáž a Revize a prohlídky.

Předávací protokoly a checklisty jsou v ceně stejně jako všechny ostatní funkce, viz ceník.

Související funkce

Mobil pro techniky

Technik otevře prohlížeč, vidí svůj den, zahájí práci a vykáže provedené úkony.

Pravidelné servisy a revize

Zařízení u zákazníků s lhůtami kontrol. Přehled ukáže, co je na řadě a co už je po termínu.

Zakázky a historie

Přílohy, interní poznámky a záznam každé změny na jednom místě u zakázky.

Otázky

Časté dotazy

Musí se protokol tisknout a skenovat?

Ne. Zákazník i technik se podepíšou prstem na telefonu nebo tabletu, případně myší na počítači. Podpis se vloží do PDF spolu se jménem podepisujícího a datem.

Může protokol vypadat jako náš papírový formulář?

Ano. Formulář podle vašeho vzoru připravíme na objednávku kolonku po kolonce, i s logem a razítkem; účtuje se hodinovou sazbou. Bez dalších nákladů nahrajete hlavičkový papír jako PDF, PNG nebo JPG ve formátu A4 a protokol se vysází přes něj.

Dá se podepsaný protokol změnit?

Obsah ne. Uzavřením se PDF zmrazí a pozdější změny zakázky ho nezmění; když je potřeba jiný, vygenerujete nový. Se zapnutým doplňováním uzavřených protokolů admin doplní ceny a sazby a vznikne nová verze, předchozí zůstane v přílohách.

Co když protokoly ani checklisty nepoužíváme?

Oba jsou moduly a admin je vypne v Nastavení → Moduly. Ze zakázky pak zmizí jejich záložka. Vypnutím se nic nesmaže a po zapnutí se všechno vrátí, jak bylo.

Kdo šablony protokolů spravuje?

Admin, v Nastavení → Předávací protokoly. Technik šablonu nemění; na svých zakázkách protokol vyplní a nechá podepsat.

Jak se protokol dostane k zákazníkovi?

Po uzavření ho pošlete e-mailem jako PDF v příloze, adresa kontaktu se předvyplní. U protokolu pak vidíte, jestli a kam odešel, a můžete ho poslat znovu.

Předávejte práci s podpisem v telefonu

Založte účet, zapněte předávací protokoly a vyzkoušejte podpis na vlastní zakázce.

Vyzkoušet zdarma →
Zdarma na 30 dní · bez platební karty
Domluvit ukázku