Jak sepsat protokol o zaškolení obsluhy?

Protokol o zaškolení obsluhy je písemný záznam, že dodavatel při předání zařízení seznámil konkrétní lidi zákazníka s obsluhou, bezpečností a údržbou. Musí v něm být zařízení s výrobním číslem, místo a datum, kdo školil a koho, kontrolní seznam probraných témat, předaná dokumentace a podpisy zaškolených. Vzor ke stažení v PDF i DOCX najdete níže.

• Zaškolení obsluhy se dělá při předání nového zařízení zákazníkovi, na skutečném zařízení a obvykle hned po uvedení do provozu.
• Protokol dokazuje jen to, co v něm je napsané. Bez jmen zaškolených a bez obsahu zaškolení je to jen podpis pod slovem „zaškolen“.
• Každá zaškolená osoba se podepisuje sama.
• Jednotná zákonná povinnost pro všechna zařízení neplatí. Rozhoduje typ zařízení, kdo je zákazník a co stojí ve smlouvě.
• Zaškolení obsluhy nenahrazuje školení BOZP, které zákazník jako zaměstnavatel dělá svým lidem sám.

Kdy se zaškolení obsluhy dělá?

Zaškolení obsluhy patří k předání nově namontovaného zařízení. Typicky jde o klimatizaci, tepelné čerpadlo, plynový kotel, vzduchotechnickou jednotku, technologickou linku nebo stroj. Probíhá na místě, na skutečném zařízení, po uvedení do provozu a před podpisem předávacího protokolu, dokud jsou u zařízení technik i lidé, kteří ho budou obsluhovat.

Vedle předání nového zařízení se zaškolení opakuje ve třech situacích:

• Mění se ovládání, například po výměně regulace nebo řídicí jednotky.
• Zákazník si objedná doškolení nových lidí, protože původní obsluha odešla.
• Reklamace ukáže, že porucha vznikla nesprávnou obsluhou, a obě strany chtějí mít jasno, jak se má zařízení používat.

Kdo zaškolení požaduje, se liší. U firemních zákazníků bývá zapsané ve smlouvě o dílo nebo v zadání, protože zákazník potřebuje podklad pro vlastní školení zaměstnanců. U domácností bývá součástí předání a vysvětlení záručních podmínek.

Kde stáhnout vzor protokolu o zaškolení?

Vzor stáhnete zdarma přímo tady, v PDF i DOCX. Je to formulář na dvě strany A4. První strana nese identifikaci dodavatele, zákazníka a zařízení, tabulku zaškolených osob s podpisy, kontakt pro hlášení poruch a seznam předané dokumentace. Druhá strana obsahuje kontrolní seznam obsahu zaškolení, prostor pro otevřené body, prohlášení zaškolených osob a podpisy obou stran.

Stáhnout vzor v PDF · Stáhnout vzor v DOCX

Zdarma, bez registrace a bez e-mailu. V DOCX si upravte kontrolní seznam podle konkrétního zařízení: u klimatizace přibude čištění filtrů a odvod kondenzátu, u stroje ochranné kryty a nouzové zastavení. Vzor není právní rada. Co přesně musí zaškolení obsahovat, určuje návod výrobce, smlouva a předpisy, které na dané zařízení dopadají.

Co musí protokol o zaškolení obsluhy obsahovat?

Protokol musí po letech sám odpovědět na otázku, kdo byl na čem zaškolen, kdy, kým a v jakém rozsahu. Z toho plyne seznam údajů.

Nejslabší místo bývá tabulka zaškolených osob. Zařízení bude obsluhovat údržbář nebo směnový mistr, ale protokol podepíše jednatel, který u zaškolení nebyl. Jméno a funkce u každého podpisu tenhle rozdíl odhalí hned při předání, ne až při první poruše.

Co při zaškolení probrat a v jakém pořadí?

Nejlépe funguje postup, který kopíruje návod výrobce a končí praktickou zkouškou. Body, které se u konkrétního zařízení nehodí, v protokolu proškrtněte, ať je jasné, že nebyly vynechány omylem.

1. Zařízení a jeho části: kde je jednotka, ovladač, hlavní vypínač, uzávěry a jističe.
2. Běžná obsluha: zapnutí, vypnutí, provozní režimy, nastavení teploty nebo programu.
3. Ovládací prvky a hlášení: co znamenají symboly a chybové kódy na displeji.
4. Bezpečnost: nouzové vypnutí, odpojení od energií a co obsluha dělat nesmí, například otevírat kryty.
5. Zbytková rizika a ochranná opatření, která uvádí návod výrobce.
6. Údržba, kterou dělá uživatel sám, a její intervaly: čištění filtrů, kontrola tlaku, vizuální kontroly.
7. Postup při poruše: co obsluha smí udělat sama a kdy zařízení vypnout a volat servis.
8. Kontakt na servis a jaké údaje při hlášení uvést: typ, výrobní číslo, chybový kód.
9. Pravidelné servisní prohlídky a jejich lhůty, včetně záručních podmínek, které na nich výrobce staví.
10. Praktické vyzkoušení: zaškolená osoba sama zapne zařízení, přepne režim a vypne ho.
11. Předání dokumentace a podpisy.

Bod „Praktické vyzkoušení“ se často vynechává, protože na konci montáže nikdo nemá čas. Přitom právě on odliší zaškolení od přednášky. Kdo zařízení jednou sám zapnul a vypnul, volá servis méně často kvůli věcem, které zvládne sám.

Je zaškolení obsluhy povinné?

Záleží na tom, kdo je zákazník, o jaké zařízení jde a co stojí ve smlouvě. Povinnosti se skládají z několika předpisů a většina z nich míří na zákazníka jako zaměstnavatele, ne na montážní firmu.

Znění předpisů: zákoník práce č. 262/2006 Sb., nařízení vlády č. 378/2001 Sb., nařízení vlády č. 176/2008 Sb., nařízení (EU) 2023/1230, zákon č. 90/2016 Sb., zákon o ochraně spotřebitele č. 634/1992 Sb. a zákon č. 250/2021 Sb., vše v aktuálním znění.

Část třetí (čl. IV) zákona č. 236/2024 Sb. ruší s účinností od 20. ledna 2027 nařízení vlády č. 176/2008 Sb. a od téhož dne se na strojní zařízení použije nařízení (EU) 2023/1230. Jazykem, který podle tohoto nařízení určuje členský stát, je v Česku čeština; stanoví to § 27g odst. 2 zákona č. 90/2016 Sb., který do něj vložil čl. I bod 1 zákona č. 236/2024 Sb. Stroje uvedené na trh před tímto dnem v souladu se starým nařízením lze podle čl. II bodu 1 téhož zákona dodávat i potom.

Prakticky to znamená dvě věci. U firemního zákazníka je protokol o zaškolení hlavně podklad, který zákazník přiloží ke své dokumentaci o školení zaměstnanců. Montážní firmě slouží jako doklad, že zařízení předala se zaškolením a s návodem, což se hodí ve chvíli, kdy se řeší porucha způsobená obsluhou.

U vyhrazených technických zařízení pozor na hranici. Například obsluha parních a kapalinových kotlů vyžaduje osvědčení o odborné způsobilosti podle § 11 odst. 1 písm. e) zákona č. 250/2021 Sb. Zaškolení od dodavatele takové osvědčení nenahradí, je to jen seznámení s konkrétním zařízením.

Čím se liší od předávacího protokolu a od školení BOZP?

Předávací protokol uzavírá celé dílo: řeší převzetí, výhrady objednatele a začátek záruky. Zaškolení obsluhy bývá jeho podmínkou nebo přílohou. Dá se zapsat i jako oddíl předávacího protokolu, samostatný protokol je ale přehlednější tam, kde dílo přebírá někdo jiný než lidé, kteří budou zařízení obsluhovat. Rozdíl mezi předávacím protokolem, záznamem o jednom zásahu a revizní zprávou rozebírá článek Co má obsahovat protokol o provedené práci.

Servisní protokol popisuje jeden servisní zásah: co technik udělal, kdy a s jakým materiálem. Pro běžné výjezdy je určený vzor servisního protokolu, ne tento formulář.

Školení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci zajišťuje zaměstnavatel svým vlastním zaměstnancům. Obsah, četnost, způsob ověřování znalostí i dokumentaci určuje podle § 103 odst. 3 zákoníku práce sám. Montážní firma ho za zákazníka neudělá; její zaškolení obsluhy je odborný vstup ke konkrétnímu zařízení, ze kterého zákazník při vlastním školení může vycházet. Školení vlastních techniků montážní firmy je zase věcí montážní firmy jako zaměstnavatele a do protokolu pro zákazníka nepatří.

Které chyby protokol o zaškolení znehodnotí?

Nejčastěji tři: holé slovo „zaškolen“ bez jmen, chybějící obsah zaškolení a nezapsaná dokumentace.

Jen slovo „zaškolen“. Formulář s jedinou kolonkou „zákazník byl zaškolen“ a podpisem neříká, kdo a na čem. Při sporu o poruchu z nesprávné obsluhy pak stojí tvrzení proti tvrzení.

Chybí obsah. Bez kontrolního seznamu nejde doložit, že se probrala například údržba filtrů nebo nouzové vypnutí. Zaškrtnutý seznam s poznámkou u bodů, které se lišily od návodu, je silnější doklad než odstavec volného textu.

Nezapsaná dokumentace. Návod k obsluze se nechá ležet v krabici u zařízení a v protokolu o něm nic není. Kolonka „předán návod k obsluze v českém jazyce“ stojí jedno zaškrtnutí a ušetří dohadování, jestli zákazník návod vůbec dostal.

Dá se protokol o zaškolení vyplnit v telefonu?

Ano. Papírový vzor stačí, když zaškolení děláte párkrát do roka. Jakmile je zaškolení součástí každé montáže, vyplatí se mít kontrolní seznam přímo u zakázky a protokol nechat podepsat na místě.

V ServisBooku se protokol skládá ze šablony a titul dokumentu si nastavíte sami, takže může nést název „Protokol o zaškolení obsluhy“. Obsah zaškolení technik vyplní jako checklist u termínu: otázky typu ano/ne, krátký text nebo fotka, a každou z nich můžete označit jako povinnou. Checklist se k termínům s vybraným úkonem připojí sám a vyplněné odpovědi mají v protokolu vlastní blok. Se zapnutým modulem Zařízení vypíše protokol označení, typ a výrobní číslo zařízení na zakázce, jména a funkce zaškolených zapíšete do vlastních polí a prohlášení zaškolených vložíte jako pevný text, stejný na každém protokolu.

Kdo protokol podepisuje, určuje šablona. Zákazník i technik se podepíšou prstem v telefonu nebo tabletu, k podpisu se zadá čitelné jméno a do PDF se vloží i datum. Po uzavření se PDF zmrazí a pozdější změny zakázky ho nezmění. Podrobnosti najdete na stránce protokol s podpisem. Protokoly i checklisty jsou v ceně předplatného, viz ceník.

Samotný nástroj ale neurčí, co se má při zaškolení probrat. Obsah kontrolního seznamu je pořád na vás a na návodu výrobce; aplikace jen zajistí, že se vyplní na místě a zůstane u zakázky.

Časté dotazy