Co je v ServisBooku nového

Filtr termínu zachytí i vícedenní montáž, která začala dřív a do období jen zasahuje. Řadit jde podle poslední aktivity, podle data vytvoření nebo podle nejbližšího termínu; zakázky bez budoucího termínu jsou při tom řazení na konci. Filtr i řazení se drží v adrese stránky, takže odkaz můžete poslat kolegovi, a dají se uložit do vlastního pohledu.

Adresy v dialogu můžete odebrat i přidat, zaškrtnout Poslat kopii i mně a v Náhledu zprávy si přečíst předmět i text přesně tak, jak odejdou. Tlačítko Neposílat nic neodešle a protokol můžete poslat později. Stav odeslání je u každého uzavřeného protokolu na záložce Dokumenty → Protokoly a odtud ho jde poslat znovu nebo na jinou adresu. Do deníku zakázky se zapíše, kdo protokol na jakou adresu poslal. Předmět a text e-mailu si upravíte v Nastavení → Pokročilé → Automatické e-maily.

Nad mřížkou zůstala jediná lišta: filtr techniků je hned vedle názvu měsíce a méně časté volby jako Naplánovat vše jsou v nabídce Kalendář. Ve zvětšení zmizí menu i horní lišta, klávesa Esc vás vrátí zpět a odkaz na zvětšený pohled můžete poslat kolegovi. Rozvrh techniků ve zvětšení vyplní celou výšku obrazovky. Kalendář sám reaguje i na nové návrhy termínů a na smazané osobní události. Na telefonu zůstává kalendář, jak byl.

Volba se uloží k vašemu účtu, takže platí i po přihlášení na jiném zařízení. Přepnout jde i na přihlašovací a registrační stránce. Protokol vznikne v jazyce toho, kdo ho uzavírá, a ceny zůstávají v korunách. Šablony a texty, které jste si v aplikaci pojmenovali sami, se nepřekládají. Anglickou verzi má i web na adrese servisbook.com/en/.

Novou šablonu založíte jen názvem a rovnou se otevře editor. Obsahové bloky zapínáte přepínačem Zobrazit, pořadí měníte šipkami a u úkonů si vyberete sloupce a součet. Vpravo je živý náhled skutečného PDF s ukázkovými fotkami, takže nemusíte nic zkoušet na ostré zakázce. Šabloně, kterou mají technici dostat jako první, dáte Nabízet první. IČO a DIČ vaší firmy se vyplňují v Nastavení → Základní. Šablony, které už máte, se otevřou ve stejném editoru; hotové protokoly zůstávají, jak byly.

Při importu dostane zákazník kontaktní osobu z prvního řádku a každá další adresa se stejným IČO se přidá jako pobočka s kontaktem ze svého řádku. U zákazníka, který už v aplikaci je, se pobočka přidá jako nová adresa a prázdné kontakty u stávajících adres se doplní. Když zakládáte zákazníka ručně a jeho IČO už v aplikaci má jiný zákazník, formulář vás na to upozorní a nabídne odkaz Otevřít zákazníka a přidat pobočku. Hledání podle pobočky funguje v seznamu zákazníků, v hledání v horní liště (Ctrl+K) i při výběru zákazníka v dialogu Nový termín.

Všechna pole kontaktu jsou nepovinná a adresa bez kontaktu použije kontakt zákazníka jako dřív. Vyplníte-li u adresy aspoň jedno pole, platí celý kontakt adresy, takže se nespojí jméno správce pobočky s telefonem centrály. E-mail se bere zvlášť: když ho adresa nemá, použije se e-mail zákazníka, třeba pro potvrzení návrhu termínu. Na kartě zákazníka je kontakt pod adresou a telefon i e-mail jsou odkazy, na které stačí ťuknout. Externí technik kontakt u adres svých zakázek vidí, ale nemůže ho změnit.

Na svých zakázkách pracuje jako technik: mění stav termínu, vykazuje úkony, nahrává fotky, vyplňuje checklisty a protokoly. Nezakládá zakázky, termíny ani návrhy termínů a zákazníka jen čte. V menu má Můj den, Zakázky, Kalendář, Mapu dne a Zařízení. Z firmy vidí jen jméno a telefon admina a kolegů, aby věděl, komu zavolat. Dokud mu nepřidělíte termín, je jeho Můj den prázdný, to není chyba.

Pole Zákazník je v dialogu nad polem Zakázka a zakázku najdete i podle jména zákazníka. Co se teprve založí, je v dialogu označené štítkem „nový“ nebo „nová“, takže je jasné, co vznikne. Místo pevného termínu můžete zákazníkovi poslat i návrh termínu ke schválení. Dispečer při telefonátu nemusí odbíhat do Zákazníků a Zakázek a skončí s naplánovaným zásahem na jedné obrazovce. Firma, která ještě nemá žádnou zakázku, dostane v prázdném kalendáři rovnou tlačítko Naplánovat termín.

Postup má tři kroky: stáhnete si vzor, nahrajete soubor a zkontrolujete náhled. Vzor má stejné sloupce jako export adresáře z Pohody a povinný je jen název firmy. Náhled ukáže, kolik zákazníků je nových, kolika se doplní prázdné údaje a kolik zůstane beze změny. Řádky se stejným IČ, nebo se stejným názvem a obcí, se sloučí do jednoho zákazníka. Kdyby se import přerušil, stačí ho spustit znovu a nic se nezdvojí.

Celodenní výjezdy jsou nahoře, zbytek je seřazený podle času, a klik na řádek otevře zakázku. Odkaz Mapa dne u pásu V terénu ukáže dnešní trasy na mapě. Otevřené zakázky počítají jen nezaplánované, nezapočaté a probíhající; rozpad po stavech ukáže ikona ? u názvu. V týdenním přehledu je dnešek modře a den bez termínu má pomlčku. Když zákazník přes odkaz zruší termín nebo požádá o jiný, objeví se úplně nahoře červený pruh K řešení i s jeho zprávou.

Nová zakázka začíná na „nezaplánováno“ a se zapnutou automatikou se posouvá podle toho, co se děje v terénu. „Probíhá“ nastane, až technik v aplikaci zahájí práci, samotný čas termínu stav nemění. Fakturováno a archivováno nastavujete vždy ručně a automatika zakázku z těchto stavů nevrátí. Zrušená zakázka se archivuje a v seznamu zakázek zůstane dohledatelná filtrem. Když stav zakázky přepnete ručně, automatika se pro ni vypne, aby vaše rozhodnutí nepřepsala.

Technik píše poznámku v Mém dni tlačítkem Poznámka u zařízení, kancelář na kartě zařízení. U závady nebo neprovedené kontroly je poznámka povinná a do protokolu jde vždy. U každé poznámky je vidět autor a když ji upraví někdo jiný, i kdo ji upravil. U výsledku kontroly zůstává původní autor, takže se neztratí, kdo co zapsal. Zařízení s poznámkou nejde smazat, jen vyřadit, a historie zůstane.

Lhůta běží od skutečně provedené kontroly, ne od plánu, takže se posune až ve chvíli, kdy technik zapíše výsledek. Typy zařízení jde založit ze vzorů (klimatizace, plynový kotel, výtah, hasicí přístroj, elektroinstalace) i s intervaly podle předpisů. Po dokončení instalace se aplikace sama zeptá Zapsat zařízení do evidence?, takže na pravidelný servis nezapomenete. Zařízení, které v evidenci chybí, technik přidá přímo u zakázky v Mém dni. Hledat jde podle označení, výrobního čísla, zákazníka i adresy.

Předvyplněné kolonky jsou ve formuláři označené štítkem „ze zakázky“, takže technik ví, co nemusí vypisovat. Na papír se vejde i firemní logo a razítko jako na originálu. Pořadí sekcí ve formuláři jde nastavit, takže technik vidí svoje kolonky nahoře a kancelář pod nimi. Formulář umí vypsat i zařízení na zakázce a body checklistu s výsledkem. Doplňování uzavřených protokolů si firma zapíná v Nastavení → Předávací protokoly.

Pravidlo barev je jednoduché: má termín, je modrá; nemá a je čas, oranžová; nemá a už je pozdě, červená. Jeden řádek je jedna adresa se všemi zařízeními a jejich kontrolami. Zakázka se zakládá na celou adresu najednou a nabídne i kontroly, jejichž lhůta přijde do 60 dní, ať se udělají při stejném výjezdu. Založená zakázka dostane štítek „Pravidelný servis“ a spadne do fronty nezaplánovaných. Seznam jde filtrovat podle stavu, zákazníka a data.

Technik „zápis všude“ smí celý provoz: zakázky, termíny, protokoly i plánování. Technik „jen čtení“ má aplikaci jako přehled a nic nezmění. Nastavení firmy a správa lidí zůstávají adminovi. Odebrání role admina se potvrzuje a posledního aktivního admina aplikace na technika nepřepne. Vlastní oprávnění si nikdo změnit nemůže.

Kdo protokol podepisuje (za dodavatele, za zákazníka), určuje šablona protokolu. Při podpisu se zadá čitelné jméno podepisujícího a vytiskne se k podpisu. Když je potřeba, jde podpis vzít znovu tlačítkem Podepsat znovu. Uzavřením se PDF zmrazí a pozdější změny zakázky už ho nezmění. Se zapnutou automatikou stavů přepne podepsaný protokol zakázku na dokončeno.

Papír platí pro celou firmu, tedy pro všechny šablony protokolů. PDF může mít dvě strany: první se použije pod první stranu protokolu, druhá pod všechny další, přesně jako běžný hlavičkový papír. Okraje nastavíte v milimetrech, aby text nelezl do hlavičky ani do patičky. Tlačítko Zkušební PDF vygeneruje ukázkový protokol s vaším papírem, takže nemusíte zakládat cvičnou zakázku. Výměna papíru nemění protokoly, které už byly uzavřené.

Vyfocený snímek se přiloží rovnou k zakázce, bez ukládání do galerie telefonu. Fotky se před odesláním samy zmenší, takže je nemusíte nikde upravovat a nahrají se rychle i na slabém signálu. Při nahrávání víc souborů je u každého vidět, v jaké je fázi, a když jeden neprojde, ostatní se nahrají dál. Kromě fotek jde přiložit i PDF, například výkres nebo dodací list. Koš se před smazáním vždy zeptá a v otázce ukáže název souboru.

Název si napíšete sami, třeba „Dovolená“, „Nemoc“ nebo „U doktora“. Událost může trvat celý den, několik dní po sobě, nebo jen pár hodin, a jde k ní připsat poznámka. V Kalendáři, Rozvrhu i Plánu techniků se kreslí jako modrý blok s ikonou osoby a názvem, klikem ji upravíte nebo smažete. Když technikovi na tu dobu zakládáte termín, aplikace upozorní kolizí s názvem události. Naplánovat ho ale nezakáže, protože dispečer někdy ví víc než plán.