Potřebuje malá servisní firma ERP, nebo stačí plánovač

Malá servisní firma potřebuje ERP jen tehdy, když řeší sklad, výrobu a účetnictví jako jeden propojený celek. Pokud je hlavní bolestí to, kdo kdy kam jede, stačí plánovač zakázek a techniků. ERP takové zadání zvládne také, ale zaplatíte za části, které nikdo neotevře, a zavedení potrvá měsíce místo dnů.

• ERP spojuje sklad, nákup, výrobu a účetnictví. Plánovač řeší čas techniků a průběh zakázky.
• O volbě nerozhoduje počet zaměstnanců, ale to, jestli vás zdržuje materiál, nebo termíny.
• Zavedení ERP se počítá v měsících, zavedení plánovače ve dnech.
• Nejčastější chyba je koupit ERP kvůli plánování a používat z něj jednu obrazovku.
• Opačné pořadí je bezpečnější: začít plánováním a ERP pořídit, až bude co propojovat.

Čím se ERP a plánovač skutečně liší

Nikoli rozsahem, ale těžištěm. ERP je postavené kolem dokladu a zásoby: objednávka, příjemka, výdejka, faktura. Plánovač je postavený kolem času a člověka: kdo je volný, kdo má kvalifikaci, kdy se jede k zákazníkovi.

Z toho plyne i rozdíl v tom, co se v každém z nich dělá snadno. V ERP je snadné zjistit, kolik je na skladě filtrů a kdo je objednal. V plánovači je snadné přesunout zásah na jiný den a hned vidět, komu tím obsadíte místo.

Obojí lze v tom druhém nástroji nějak udělat, ale s odporem. Servisní firma, která si pořídila ERP kvůli plánování, obvykle skončí u toho, že plán stejně vede v tabulce vedle, protože v ERP je přesun termínu na čtyři kliknutí.

Pět otázek, podle kterých se rozhodnete

1. Zdržuje vás častěji materiál, nebo termín? Materiál znamená ERP, termín znamená plánovač.
2. Vzniká u vás výroba nebo montáž z dílů, které se musí evidovat po kusech? Pokud ano, sklad je vaše hlavní téma.
3. Kolik lidí denně mění plán? Jestliže více než jeden, potřebujete společné místo pro plán bez ohledu na zbytek.
4. Máte účetnictví vyřešené a jste s ním spokojení? Pokud ano, hlavní přínos ERP odpadá.
5. Kolik měsíců zavedení unesete? ERP zavedené napůl je horší než tabulka, protože si na něj nikdo nezvykne.

Odpovědi bývají smíšené. Rozhoduje první otázka: to, co vás zdržuje denně, je téma, které se má řešit jako první.

Co která cesta řeší

Poslední řádek je při rozhodování nejpodstatnější a zároveň se na něj nejčastěji zapomíná. Nástroj, který se používá jen zčásti, nepřináší část užitku, ale skoro žádný, protože vedle něj vzniká druhá evidence.

Kdy dává ERP smysl i malé firmě

Ve třech případech. Prvním je vlastní sklad s hodnotnými díly, kde je nutné vědět, co kde leží a komu se to vydalo. Druhým je výroba nebo kompletace, tedy situace, kdy z materiálu vzniká výrobek a je potřeba sledovat rozpracovanost. Třetím je požadavek odběratele, který chce doklady v určité podobě a v určitém řetězci.

Ve všech třech případech se plánovač nestává zbytečným, ale přestává stačit sám. Kombinace, kdy v ERP žije sklad a fakturace a v plánovači čas techniků, je běžná a funguje, pokud je jasné, kde vzniká který údaj.

Pravidlo je jednoduché: každý údaj má právě jedno místo vzniku. Jakmile se termín zapisuje do obou systémů, je jen otázkou času, kdy se rozejdou.

Co se stane, když se koupí ERP kvůli plánování

Nejdříve dlouhé zavedení, při kterém se popisuje sklad a ceník, ačkoli jádro potíží bylo jinde. Potom školení na obrazovky, které servisní tým nikdy neotevře. A nakonec návrat k tabulce, protože plánovat v ní je rychlejší.

Firma tak platí za systém, ze kterého používá zlomek, a původní potíž zůstala nedotčená. Plán je dál na dvou místech, termíny se dál domlouvají třemi telefonáty a technici dál volají do kanceláře, kam mají jet.

Pokud tento popis sedí na vaši situaci, není řešením další modul, ale oddělení obou úloh. Sklad a doklady patří tam, kde už jsou. Plán patří na jedno místo, kde ho vidí všichni, kdo ho mění.

Jak vypadá plánovač, který stačí

Tři věci, bez kterých se neobejde. První je mřížka, kde jsou technici v řádcích a dny ve sloupcích. V plánovací tabuli se nasazení zadává tažením přes buňky a kolize se ohlásí při zápisu, nikoli až ráno u zákazníka.

Druhou je jedno místo pro zakázku. Zakázky a historie drží výkazy techniků, poznámky, přílohy i záznam každé změny, takže se historie nehledá v e-mailech a při dotazu zákazníka je dohledatelná za minutu.

Třetí je možnost přizpůsobit názvosloví vlastnímu provozu. Přizpůsobení umožňuje pojmenovat stavy a typy zakázek tak, jak jim ve firmě říkáte. To je rozdíl, který rozhoduje o tom, jestli si na nástroj tým zvykne, nebo se mu bude vyhýbat.

Čtvrtou věcí, která není nutná, ale ušetří nejvíce hovorů, je kalendář termínů s odlišením toho, co je potvrzené, a toho, co se teprve domlouvá.

Pořadí, které se osvědčuje

Začít tou částí, která bolí denně, a to je u servisních firem téměř vždy plán. Zavedení je krátké, výsledek je vidět za týden a nezavazuje k ničemu dalšímu. Teprve když je plán v pořádku a začne vadit sklad nebo fakturace, má smysl řešit ERP.

Opačné pořadí se používá také, ale vyžaduje kázeň: nejprve dlouhé zavedení a teprve po něm zjištění, jestli se v tom dá plánovat. Pokud nedá, přidává se plánovač k ERP dodatečně a bylo by rychlejší začít od něj.

Riziko obou cest se snižuje stejně: ověřit si na skutečném týdnu, ne na prezentaci. Naplánujte příští týden v novém nástroji souběžně se starým způsobem a porovnejte, kde se plán rozešel a kolik hovorů ubylo.

Kdy nestačí ani jedno

Existují firmy, kterým nepomůže ani plánovač, ani ERP, protože potíž není v nástroji. Poznáte to podle toho, že plán se rozchází se skutečností i v týdnu, kdy nikdo nic nepřesouval. Příčinou bývá chybějící pravidlo, kdo smí slíbit termín zákazníkovi.

Nástroj takové pravidlo nenahradí, jen ho zviditelní. Proto se vyplatí zavést je dříve, než se cokoli kupuje: termín platí až po zápisu do plánu, ne po slibu do telefonu. Firmy, které to udělaly, si obvykle vystačí s jednodušším nástrojem, než původně zvažovaly.

Časté dotazy