Excel, kalendář, nebo ServisBook?
Řada servisních firem plánuje v tabulce nebo ve sdíleném kalendáři. Obojí funguje déle, než se obvykle čeká. Následuje přehled, kde to přestává stačit.
Zajímá vás jen srovnání s Excelem? Podrobné srovnání najdete na stránce ServisBook vs Excel, včetně šablony plánu směn ke stažení.
Kdy Excel stačí
Tři technici, deset zakázek měsíčně a jeden plánovač. Dokud se plán nemění a nikdo další do něj nepotřebuje vidět, je tabulka rychlejší než jakýkoli software.
Kdy tabulka přestává stačit
Poznáte to podle konkrétních událostí, ne podle pocitu:
- Technik byl dvakrát za měsíc naplánován na dvě místa současně.
- Technik volá do kanceláře, kam má jet, protože se plán mezitím změnil.
- Na dotaz na termín odpovídáte příslibem, že zavoláte zpět.
- Pravidelná prohlídka se opomněla a připomněl ji zákazník.
- Při nepřítomnosti plánovače nikdo neví, co bylo domluvené.
Jedna položka je náhoda, tři už jsou pravidlo.
| Co potřebujete | Excel | Sdílený kalendář | ServisBook |
|---|---|---|---|
| Vidět celý tým na jedné obrazovce | ano | jen po lidech | ano |
| Upozornění na překrývající se termíny | vlastními pravidly | překryv zobrazí | ano, včetně kapacity |
| Kdo má dovolenou, započítané do kapacity | ručně | ručně | automaticky |
| Filtr „kdo je volný a má oprávnění“ | ne | ne | ano |
| Zákazník si vybere termín sám | ne | ne | ano, jedním odkazem |
| Technik vidí změnu bez telefonátu | ne | ano | ano |
| Přílohy a zápis přímo u zakázky | ne | ne | ano |
| Kdo co kdy změnil | ne | ne | celá historie |
| Souběžná práce více uživatelů | ano, ve sdíleném souboru | ano | ano |
| Cena za 8 lidí měsíčně | 0 Kč | 0 až 1 600 Kč | 4 000 Kč |
Sdílený kalendář zvládne více, než se čeká
Kalendář Google nebo Outlook pokryje základní koordinaci. Technik vidí svůj den v telefonu, změna se propíše hned a překryvy událostí jsou vidět. Základní varianta může být bez dalšího poplatku, firemní účty ale mohou být součástí placené licence. Kalendář sám nespojí překryv s dovolenou, kvalifikací a kapacitou celého týmu a nerozliší nabídnutý termín od potvrzeného závazku k zákazníkovi.
Kolik to stojí
Osm aktivních uživatelů podle uvedeného ceníku vyjde na 4 000 Kč měsíčně. Návratnost není univerzální číslo: závisí na vaší skutečné sazbě, počtu lidí a času, který dnes spotřebuje koordinace nebo zbytečné přejezdy. Spočítejte si ji ilustrativním postupem a dosaďte vlastní naměřené hodnoty.
Kdy ServisBook nepořizovat
V těchto případech jej nedoporučujeme:
- Chcete fakturovat z jednoho místa. ServisBook fakturaci neumí a v nejbližší době umět nebude. Plánuje lidi a termíny, zbytek zůstává na účetním programu.
- Potřebujete pracovat bez signálu. Aplikace potřebuje připojení.
- Chcete sledovat polohu techniků. Neděláme to a dělat nebudeme.
Časté dotazy
Dají se data z Excelu naimportovat?
Automatický import je nyní dostupný z Monday.com. Přechod z Excelu řešíme individuálně podle toho, jak vaše tabulka vypadá; napište nám předem, co potřebujete převést.
Musíme přejít všichni najednou?
Ne, ale doporučujeme to. Při dlouhém souběhu se tým nepřepne, protože závazný zůstává starý plán. Určete den, od kterého platí jen nový.
Co když nám aplikace nevyhoví?
Během třiceti dní to zjistíte a nic neplatíte. Data si vyexportujete.
Naplánujte v ServisBooku příští týden
Třicet dní zdarma stačí k rozhodnutí, zda má přechod smysl.
Vyzkoušet zdarma →