Kdy přestat plánovat techniky v Excelu

Plánovat techniky v Excelu má smysl přestat ve chvíli, kdy tabulka přestane odpovídat na provozní otázky rychleji, než na ně odpoví člověk. Tedy když se zakázky překrývají, termíny se mění během dne a na dotaz, kdo je volný a má potřebnou kvalifikaci, odpovíte až po telefonátu. Do té doby je Excel legitimní nástroj. Rozhoduje provoz, ne velikost firmy.

• Hranici neurčuje počet techniků, ale to, jak často se plán mění během dne a kolik zakázek běží souběžně.
• Tabulka sama neohlásí kolizi. Dvojí nasazení technika se obvykle najde až ve chvíli, kdy volá zákazník.
• Excel neváže k termínu konkrétní zakázku, kvalifikaci technika ani historii zásahu.
• Přechod se dá začít jedním týmem a jedním týdnem, bez migrace celé historie.
• ServisBook stojí 500 Kč za uživatele a měsíc, prvních 30 dní zdarma a bez platební karty.

Excel není špatný nástroj, má ale jasnou hranici

Excel selhává až tam, kde se po tabulce chce kontrola, nikoli zápis. Dokud jde o přehled, kdo má který den směnu a kdo je na dovolené, tabulka svou práci odvede a stojí nulu. Jakmile ale plán obsahuje konkrétní zakázky, časy a místa, začne po vás Excel chtít, abyste všechna pravidla hlídali hlavou. Buňka přijme jakýkoli text. Nepozná, že stejný technik už v ten den někde je, ani že na daný zásah nemá oprávnění.

Druhá hranice je sdílení. Tabulka má jednoho autora a několik čtenářů, kteří si stáhli kopii. Ve chvíli, kdy plán mění dva lidé současně nebo kdy do něj potřebuje nahlédnout technik v terénu, vzniká otázka, která verze platí. Ta otázka nemá v Excelu dobrou odpověď.

Pět signálů, že tabulka došla na svůj strop

Signály jsou provozní, ne technické. Žádný z nich neznamená, že je tabulka rozbitá; znamenají, že po ní chcete něco, co neumí.

1. Kolizi hlásí zákazník, ne plán. Dva technici dorazí na jedno místo, nebo nedorazí nikdo. Chyba vznikla v tabulce, ale odhalila se až v terénu.
2. Termín se domlouvá přes tři e-maily a dva telefonáty. Nabídnete dva dny, zákazník oba odmítne, mezitím je jeden z nich obsazený a kolečko začíná znovu.
3. Na otázku „kdo je příští týden volný a má na to kvalifikaci“ neodpovíte během hovoru. Musíte otevřít tabulku, vedle ni kalendář dovolených a v hlavě si k tomu přidat, kdo má jaké oprávnění.
4. Technici volají do kanceláře, aby zjistili, kam mají jet. Plán existuje, ale je na obrazovce v kanceláři a v terénu ho nikdo nevidí.
5. Historie zakázky je rozházená. Co se u zákazníka loni řešilo, ví jeden konkrétní člověk a jeho e-mailová schránka.

Jeden signál sám o sobě řešení nevyžaduje. Tři a více současně znamenají, že koordinace spotřebovává více času než samotná práce na zakázkách.

Co tabulka neumí ověřit

Rozdíl není v tom, jak plán vypadá, ale v tom, kdo hlídá pravidla. V tabulce jste to vy. V plánovacím nástroji je to aplikace.

Tři z těchto řádků řeší plánovací tabule, kde jsou technici v řádcích a dny ve sloupcích a nasazení se zadává tažením přes buňky. Zbytek pokrývají kapacity a dovednosti a zakázky a historie.

Kdy přechod ještě nemá smysl

Zůstaňte u tabulky, pokud plánujete převážně opakující se směny bez vazby na konkrétní zakázku. Směnová mřížka s denním rozlišením je přesně ten případ, kdy Excel odvede práci levně a spolehlivě.

Stejně tak přechod odložte, pokud už máte ERP, ve kterém se zakázky i plán skutečně vedou a lidé v něm pracují. Dva souběžné plány jsou horší než jeden nedokonalý. A pokud se u vás neplánují lidé v čase, ale výroba nebo sklad, není plánovací tabule pro techniky správný nástroj.

Jak si okamžik ověřit na vlastních číslech

Místo odhadu si jeden měsíc zapisujte čtyři údaje. Stačí papír vedle telefonu.

1. Kolikrát jste během domlouvání jednoho termínu zákazníkovi volali nebo psali.
2. Kolikrát za měsíc technik zavolal do kanceláře s dotazem, kam má jet.
3. Kolikrát došlo ke kolizi nebo marnému výjezdu a jak se řešil.
4. Kolikrát jste hledali v e-mailech, co se u dané zakázky dělo dříve.

Po měsíci máte vlastní data, ne cizí odhad. Pokud jsou všechna čtyři čísla nízká a stabilní, tabulka vám slouží. Pokud rostou s každou další souběžnou zakázkou, roste s nimi i čas, který na koordinaci padne příští měsíc.

Jak přejít, aniž by se zastavil provoz

Přechod neznamená přenést celou historii. Znamená přesunout rozhodování o termínech na jedno místo.

1. Vyberte jeden tým a jeden týden. Zbytek firmy zatím pokračuje beze změny.
2. Pojmenujte stavy a typy termínů podle vlastních zvyklostí. Přizpůsobení se dělá na začátku a bez programátora; změna názvosloví v půlce zavádění stojí nejvíce zmatku.
3. Zadejte plán na příští týden do tabule, ne zpětně za rok. Historická data doplňujte jen u zakázek, které skutečně pokračují.
4. Dejte technikům odkaz na jejich den. Mobil pro techniky je prohlížeč, nikoli instalace, takže odpadá rozdávání aplikací.
5. Po týdnu porovnejte čtyři čísla z předchozí kapitoly. Pokud klesla, rozšiřte na další tým. Pokud neklesla, hledejte důvod dříve, než přidáte lidi.

Počítejte s tím, že první dva týdny bude tým pracovat pomaleji. Zadává se plán, ladí se názvosloví a část lidí si ještě ověřuje starý postup vedle nového. Je to náklad, který patří na druhou stranu rozvahy.

Co se změní v týdenním rytmu

Mění se hlavně to, kdo čeká na koho. V tabulce čeká zákazník na vás, než mu najdete volný termín, a technik čeká na kancelář, než mu potvrdí adresu. Po přechodu si zákazník vybírá z nabídky termínů sám a vy jeho volbu jen potvrdíte.

Druhá změna je v dohledávání. Přílohy, interní poznámky a záznam každé změny leží u zakázky, takže na otázku „co jsme tam dělali naposledy“ odpovídá systém, ne paměť konkrétního člověka. To je rozdíl, který se projeví až ve chvíli, kdy je daný člověk na dovolené.

Excel tím nekončí. Zůstává dobrým nástrojem na podklady, výpočty a jednorázové přehledy. Přestává být místem, kde se rozhoduje, kdo kam zítra jede.

Časté dotazy