Co musí obsahovat protokol o neopravitelnosti?

Protokol o neopravitelnosti je písemný závěr technika, že zařízení nelze opravit, a proč. Musí obsahovat identifikaci zákazníka a zařízení včetně výrobního čísla, datum a místo prohlídky, popis závady, provedenou diagnostiku a měření, konkrétní důvod neopravitelnosti, doporučení a podpisy. Vzor ke stažení v PDF a DOCX najdete níže. Slouží jako podklad pro pojišťovnu, reklamaci, výměnu nebo vyřazení zařízení.

Kde stáhnout vzor protokolu o neopravitelnosti?

Vzor je prázdný formulář na dvě strany A4. První strana nese identifikaci stran a zařízení, popis závady a tabulku provedených měření, druhá důvod neopravitelnosti, stav zařízení po prohlídce, doporučení, přílohy a podpisy.

Stáhnout vzor v PDF · Stáhnout vzor v DOCX

Zdarma, bez registrace a bez e-mailu. DOCX si upravte podle svého oboru: u kotlů přibude kolonka na spaliny, u chlazení druh a množství chladiva. Vzor není právní rada; pokud protokol požaduje pojišťovna nebo výrobce, ověřte si jejich vlastní požadavky.

K čemu protokol o neopravitelnosti slouží?

Protokol slouží někomu, kdo u prohlídky nebyl. Servisní firma ho vystavuje pro zákazníka, ale v praxi ho čte třetí strana, která podle něj rozhoduje.

• Pojišťovna posuzuje pojistnou událost a chce vědět, zda škodu nejde odstranit opravou. Jaké náležitosti vyžaduje, určují její pojistné podmínky.
• Prodávající při reklamaci potřebuje doklad, že vadu nelze odstranit, aby mohl nabídnout výměnu, slevu nebo vrácení peněz.
• Zákazník se rozhoduje, zda koupí nové zařízení. Bez písemného odůvodnění to vypadá, že mu servis „jen chce prodat nové“.
• Účetní nebo správce majetku vyřazuje zařízení z evidence a potřebuje doklad, proč ho firma odepisuje.
• Servisní firma sama se brání pozdější výtce, že zařízení šlo opravit a technik to jen nezkusil.

Ze všech pěti případů plyne stejné pravidlo: protokol musí obstát bez dalšího vysvětlování. Kdo ho čte, nemůže technikovi zavolat.

Co musí protokol o neopravitelnosti obsahovat?

Protokol o neopravitelnosti musí obsahovat deset údajů:

1. Číslo protokolu a zakázky, případně číslo reklamace nebo pojistné události.
2. Identifikaci zákazníka: název nebo jméno, IČO, adresa, kontaktní osoba.
3. Identifikaci zařízení: druh, výrobce, model, výrobní číslo a rok výroby.
4. Datum a místo prohlídky, tedy kde zařízení stálo a kdy ho technik viděl.
5. Popis závady a zjištění: co zákazník hlásil a co technik skutečně našel.
6. Provedenou diagnostiku a měření s naměřenými hodnotami a použitým měřidlem.
7. Důvod neopravitelnosti: technický, ekonomický, nebo nedostupnost dílů, s doložením.
8. Stav zařízení po prohlídce: v provozu s omezením, odstaveno, nebo demontováno.
9. Doporučení: výměna, vyřazení, náhradní řešení, nebo další posouzení.
10. Technika a podpisy: jméno technika, jeho oprávnění, pokud ho daný druh zařízení vyžaduje, podpis za zhotovitele i za zákazníka.

Výrobní číslo a rok výroby se vynechávají nejčastěji, a přitom bez nich pojišťovna ani prodávající nespáruje protokol s konkrétním kusem. Pokud štítek chybí nebo je nečitelný, napište to do protokolu a přiložte fotografii.

Jak doložit důvod neopravitelnosti?

Věta „zařízení je neopravitelné“ nestačí. Kdo protokol čte, potřebuje vědět, který ze tří důvodů nastal a čím je doložený.

U ekonomického důvodu nezapomeňte, že rozhodnutí patří zákazníkovi. Technik doloží čísla a doporučí, zákazník se rozhodne, zda opravu přesto chce. Protokol by to měl vyjadřovat i formulací: „oprava je ekonomicky nevýhodná“, ne „oprava není možná“.

U nedostupnosti dílů pomáhá datum. Díl, který dnes není skladem, může být za měsíc dostupný, a protokol bez data dotazu pak působí jako výmluva.

Čím se liší od servisního protokolu a protokolu o provedené práci?

Liší se účelem. Servisní protokol a protokol o provedené práci zaznamenávají, co technik udělal: úkony, materiál, čas a výsledek zásahu. Slouží hlavně k fakturaci a jako doklad o rozsahu práce.

Protokol o neopravitelnosti zaznamenává závěr: co technik zjistil a proč oprava nebude. Nejde v něm o hodiny ani o materiál, ale o odůvodnění, podle kterého rozhoduje někdo jiný. Proto má vlastní pole pro důvod, doložení, stav zařízení po prohlídce a vyjádření zákazníka, která běžný servisní protokol nemá.

V praxi často vznikají oba dokumenty z jedné návštěvy. Servisní protokol zachytí diagnostiku jako práci k fakturaci, protokol o neopravitelnosti z ní vyvodí závěr. Spojovat je do jednoho formuláře se nevyplatí, protože každý míří k jinému čtenáři.

Co protokol znamená u reklamace?

U prodeje zboží spotřebiteli upravuje práva z vadného plnění občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb., pododdíl o prodeji zboží spotřebiteli od § 2158). Podle § 2169 odst. 2 může prodávající odmítnout vadu odstranit, je-li to nemožné nebo nepřiměřeně nákladné. Podle § 2171 odst. 1 pak kupující může požadovat přiměřenou slevu nebo odstoupit od smlouvy, mimo jiné když prodávající vadu odmítl odstranit nebo když je zjevné, že vada nebude odstraněna v přiměřené době. Podle § 2172 se vada vytýká prodávajícímu, nebo tomu, kdo je určen k provedení opravy. Znění (platné pro rok 2026): zákon č. 89/2012 Sb. na zakonyprolidi.cz.

Protokol od servisu je v takové situaci podklad, nikoli rozhodnutí. O tom, co kupující dostane, rozhoduje prodávající podle zákona a smlouvy. Servisní firma jen popíše, co zjistila; právní hodnocení do protokolu nepište.

Jaké chyby se v protokolu dělají nejčastěji?

• Závěr bez důvodu. „Neopravitelné“ bez vysvětlení pojišťovna ani prodávající nepřijme a zákazník mu nevěří.
• Chybí výrobní číslo. Protokol pak nejde přiřadit ke konkrétnímu kusu, zvlášť když má zákazník na objektu dvě stejná zařízení.
• Chybí naměřené hodnoty. Diagnostika bez čísel vypadá jako odhad.
• Není uveden stav po prohlídce. Zůstalo zařízení v provozu, nebo ho technik odstavil? U zařízení, které může ohrozit bezpečnost, je to údaj, na který se ptají jako na první.
• Chybí podpis zákazníka nebo vysvětlení, proč chybí. Prázdné pole bez poznámky je horší než jméno osoby, která protokol převzala.
• Protokol se píše až v kanceláři. S odstupem se ztrácí detaily, které technik na místě viděl, a fotografie se dohledávají v telefonu.

Jak protokol vystavit přímo ze zakázky?

Nejméně chyb vzniká, když protokol vznikne na místě ze zakázky, kde už zákazník, místo a zařízení jsou. V ServisBooku si v šabloně protokolu nastavíte vlastní titul dokumentu, takže z ní může být protokol o neopravitelnosti. Do šablony přidáte vlastní pole pro důvod a doložení (text, číslo, datum nebo ano/ne), fotky ze zakázky a podpisy za zhotovitele i za zákazníka. Se zapnutým modulem Zařízení přibude i blok zařízení s typem a výrobním číslem.

Zákazník protokol podepíše prstem v telefonu nebo tabletu a podpis se vloží do PDF spolu se jménem a datem. Uzavřením se PDF zmrazí, takže pozdější změny zakázky dokument, který zákazník dostal, už nezmění. Podrobnosti najdete na stránce protokol s podpisem, cenu na stránce ceník.

Pokud vystavujete protokol o neopravitelnosti párkrát do roka, stačí vzor výše. Aplikace se vyplatí, až když protokoly a záznamy o zásazích začnete u zákazníků dohledávat.

Časté dotazy