Kolik stojí software pro servisní firmu?

Kolik stojí software pro servisní firmu, určuje hlavně cenový model: platí se buď měsíčně za každého uživatele, nebo paušál za celou firmu, nebo licence ERP s modulem servis a k ní implementace. ServisBook stojí 500 Kč za uživatele a měsíc se všemi funkcemi a prvních 30 dní je zdarma. Porovnávat se vyplatí celkové náklady za tři roky, ne měsíční částku.

• Rozhoduje součet za tři roky: rozjezd, běžný provoz, změny týmu a konec smlouvy.
• Každý model rozkládá peníze v čase jinak, proto se nedají srovnat částky za jeden měsíc.
• Nejdražší položku obvykle zaplatíte vlastními hodinami, ne dodavateli.
• U ServisBooku se součet počítá jednoduše: lidé s přístupem × 500 Kč × počet měsíců.
• Velikost firmy mění, která položka v součtu převáží.

Proč nestačí porovnat cenu za jeden měsíc?

Protože cena za měsíc popisuje jen jeden měsíc běžného provozu, a ten v praxi nenastane hned. Před ním je rozjezd, během něj se mění počet lidí a na konci je výpovědní doba a převod dat jinam.

Dvě nabídky se stejnou částkou za měsíc tak mohou za tři roky vyjít úplně jinak. Jedna má celý náklad rozložený do předplatného, druhá k němu přidá implementaci v prvním roce a poplatek za údržbu v dalších. Třetí je levná, dokud firma nepřeroste svůj stupeň.

Proto se vyplatí počítat jedno pevné období pro všechny nabídky. Tři roky jsou rozumná délka: první rok nese rozjezd, další dva ukážou provoz, a za tu dobu se obvykle změní i tým.

Aktuální cenu ServisBooku najdete na stránce ceník. Tento článek řeší, jak z cenových modelů poskládat celkový náklad pro vaši firmu.

Jak se náklady jednotlivých modelů chovají v čase?

Jeden model je rovnoměrný, druhý skáče po schodech, třetí má většinu nákladů na začátku. Tabulka popisuje obvyklé chování, ne konkrétní produkty:

Z tabulky plynou dvě pravidla. Čím víc se počet lidí během roku mění, tím víc záleží na tom, jak rychle jde platba dolů. A čím víc peněz padne do prvního roku, tím dražší je zjistit, že systém do firmy nesedí.

Jak spočítat celkové náklady na tři roky?

Postup je stejný pro každou nabídku, kterou máte na stole:

1. Sečtěte lidi s přístupem, ne zaměstnance. Dispečer, technici, vedoucí, kdo bude jen nahlížet. Zvlášť si poznamenejte sezónní posily a počet měsíců, kdy budou pracovat.
2. Vynásobte cenu přístupu počtem lidí a 36 měsíci. U pevné částky za firmu ověřte, jestli vás plánovaný růst nepřesune o stupeň výš. U licencí připočtěte roční údržbu za všechny tři roky.
3. Přičtěte jednorázový rozjezd podle nabídky: přenos dat, nastavení, zaškolení. Když se platí po hodinách, vynásobte odhad hodin sazbou dodavatele.
4. Přičtěte vlastní hodiny: kolik času dispečer stráví nastavováním a kolik první měsíc souběhem starého a nového plánu. Vynásobte je vaší hodinovou sazbou.
5. Přičtěte doplatky, které v základní ceně nejsou: další moduly, garantovanou podporu, propojení s jinými programy.
6. Spočítejte konec smlouvy: kolik výpovědní doby ještě zaplatíte a kolik stojí export dat.
7. Porovnejte součty a ke každému si napište, co v něm chybí nebo co je jen odhad.

Nejčastější chyba je postavit vedle sebe cenu za měsíc u dvou nabídek, když jedna z nich má v prvním roce i implementaci. Druhá nejčastější je vynechat krok 4, protože vlastní hodiny nikdo nefakturuje. Jak hodinu technika nebo dispečera ocenit, vysvětluje článek Kolik stojí ztracená hodina technika.

Jak vypadá takový výpočet u ServisBooku?

Ukázková firma má šest techniků a jednoho plánovače a v létě si na čtyři měsíce bere pomocníka na montáže. Přístup do aplikace tedy potřebuje sedm lidí celý rok a osmý čtyři měsíce v roce.

K tomu ostatní kroky:

• Kroky 3 a 4: zákazníky si firma nahraje sama ze souboru .xlsx nebo .csv, zbytek rozjezdu jsou hodiny dispečera. Kdyby chtěla nastavení od nás, platí se podle hodinové sazby, kterou sdělíme před začátkem práce (čl. 6.4 obchodních podmínek).
• Krok 5: tarify ani placené moduly ceník nemá, v předplatném je všechno z přehledu funkcí. Zvlášť se sjednává garantovaná dostupnost nebo podpora (čl. 13.4) a podmínky si vyhrazují zpoplatnit nové funkce či překročení limitů užívání (čl. 6.3).
• Krok 6: viz další oddíl.

Součet v tabulce platí při dnešní ceně. Ta se podle čl. 8.9 může každoročně k 1. lednu zvýšit o míru inflace, takže je to spodní odhad.

Pro jiné velikosti týmu ukazuje další tabulka jen součet předplatného za tři roky:

Částky za měsíc a za rok uvádí ceník.

Kolik stojí konec smlouvy?

Tuhle položku si většina firem spočítá, až když ji potřebuje. Přitom rozhoduje o tom, jak drahý je omyl.

U ServisBooku se platí předem za kalendářní měsíc (čl. 8.3) a zaplacený měsíc se nevrací, ani když ho už nevyužijete (čl. 8.5). Výpovědní doba trvá jeden měsíc, běží ale až od prvního dne měsíce, který následuje po doručení výpovědi, a předplatné se za ni platí dál (čl. 18.2). Výpověď doručená v polovině března tedy znamená zaplatit celý březen a celý duben.

Data dostanete ve strojově čitelném formátu, pokud o export požádáte spolu s výpovědí nebo nejpozději do 30 dní po skončení smlouvy (čl. 11.2). Do 11. 1. 2027 se za něj platí hodinová sazba, od 12. 1. 2027 je bez poplatku (čl. 11.3).

U jiných nabídek se ptejte na totéž: jak dlouhý je závazek, jestli se platí zbytek období a v jakém formátu a za kolik data dostanete. Víceletá smlouva bez možnosti dřívější výpovědi znamená, že v kroku 6 sečtete i všechny zbývající měsíce.

Která položka převáží podle velikosti firmy?

S velikostí týmu se nemění jen součet, ale i to, co v něm váží nejvíc.

Kolem tří lidí tvoří většinu nákladu vlastní hodiny. Předplatné je malé a rozjezd zvládne jeden člověk za pár odpolední. Pevná částka navržená pro větší týmy tu zaplatí i místa, která firma neobsadí.

Pět až osm lidí je velikost, kde se nabídky rozcházejí nejvíc. Záleží na sezónnosti a na tom, kolik lidí přístup opravdu potřebuje. Tady se vyplatí udělat výpočet na tři roky pro dvě nebo tři nabídky vedle sebe.

Kolem dvanácti lidí a víc roste váha rozjezdu a podpory, protože na plánu visí víc zakázek naráz a výpadek stojí víc. Systém, který kromě plánu vede i sklad a účetnictví, se vyplatí jen tam, kde tuhle provázanost opravdu využijete. Když jde hlavně o to, kdo kdy kam jede, zaplatíte v licencích i za části, které zůstanou ležet ladem.

Pro všechny velikosti platí, že nejdražší je systém, který se nepoužívá. Tabulka v Excelu nestojí nic na faktuře a hodně hodin v provozu. Kde tahle hranice leží, ukazuje srovnání ServisBooku s Excelem.

Jak poznat, jestli se to firmě vyplatí?

Součet za tři roky postavíte proti tomu, co firma za stejnou dobu ušetří, a ušetřené si změříte na vlastním provozu. Obecné číslo návratnosti poctivě nikdo nedá, protože koordinace stojí každou firmu jinak.

Prakticky to znamená změřit před zavedením počet zdvojených a marných výjezdů, hovorů na jeden domluvený termín a čas na sestavení týdenního plánu, a po měsíci provozu totéž znovu. Postup je v článku Vrátí se nám software na plánování techniků?.

Zkušební měsíc je k tomu nejlevnější příležitost. Během třiceti dnů zdarma zjistíte dvě čísla, která do výpočtu patří a žádná nabídka je neobsahuje: kolik hodin vám zabral rozjezd a kolik lidí přístup skutečně potřebovalo. Když po zkušební době nic neobjednáte, účet přejde do režimu jen pro čtení (čl. 5.3) a nic se samo nezaplatí.

Časté dotazy