ServisBook vs Excel

Co Excel umí

Tabulka je nejrychlejší plánovací nástroj, dokud se plán vejde do hlavy jednoho člověka. Nic se nenastavuje, mřížku pochopí každý, změna je jedno klepnutí a nikdo za ni neplatí. Excel navíc zvládne mnohem víc, než se mu přiznává: vzorce spočítají obsazenost, podmíněné formátování zvýrazní víkend i kolizi, ověření dat ohlídá, aby se do buňky psal jen známý kód.

K dispozici je šablona plánu směn v Excelu. Měsíc se zadává jedním datem, mřížka se přepočítá včetně dnů v týdnu a součty počítají vzorcem. Je zdarma a bez registrace; pokud vám bude stačit, další nástroj nepotřebujete.

Kde tabulka narazí

Hranice není v počtu lidí, ale v počtu vazeb mezi nimi. Excel drží data, nedrží však pravidla, která mezi nimi platí. Že technik nemůže být na dvou místech současně, že na část práce potřebuje platné oprávnění a že v úterý má dovolenou, zůstává na tom, kdo plánuje.

• Kolize se neohlásí sama. Zapsat člověka dvakrát na stejné dopoledne jde bez varování, pokud si kontrolu předem nepostavíte.
• Dovolené bývají jinde. Jiný soubor, jiný člověk, jiná verze.
• Kvalifikace v tabulce nejsou. Přehled o nich má jen vedoucí.
• Historie chybí. Kdo změnu provedl a kdy, nelze zpětně zjistit.
• K zakázce se nedá nic přiložit. Fotky a protokoly končí v e-mailu.
• Zákazník do tabulky nevidí. Termín se domlouvá telefonem.

Jednotlivě jde o drobnosti. Dohromady jsou důvodem, proč plánování postupně zabere více času než práce, kvůli které firma existuje.

Přímé srovnání

Test na pět otázek

Odpovídejte za poslední měsíc, ne za jeden dobrý týden:

1. Stalo se, že dva technici mířili na totéž místo nebo že nedorazil nikdo?
2. Volá technik do kanceláře, kam má jet, protože se plán mezitím změnil?
3. Odpovídáte zákazníkovi na dotaz na termín tím, že zavoláte zpátky?
4. Zapomněla se pravidelná prohlídka a připomněl ji zákazník?
5. Kdyby plánovač onemocněl, ví někdo další, co je domluvené?

Jedna kladná odpověď je náhoda, tři už jsou pravidlo. Tabulka za to nemůže, jen na to nemá nástroje.

Jak vypadá přechod

1. Zadejte příští týden souběžně do tabulky i do aplikace.
2. Po několika dnech porovnejte, kde se plány rozešly a proč.
3. Třetí týden plánujte jen v aplikaci, tabulku nechte jako zálohu.
4. Dovolené a kvalifikace zadejte jednou; dál se doplňují průběžně.

Historii zakázek se obvykle nevyplatí přenášet; začíná se stavem platným k datu přechodu.

Kdy ServisBook nepořizovat

V těchto případech jej nedoporučujeme:

• Chcete z jednoho místa i fakturovat. ServisBook fakturaci neumí a v nejbližší době umět nebude.
• Potřebujete pracovat bez signálu. Aplikace potřebuje připojení, tabulka v notebooku ne.
• Chcete sledovat polohu techniků. Neděláme to a dělat nebudeme.

Kam dál

• Excel, kalendář, nebo ServisBook — když zvažujete i sdílený kalendář.
• Audit vlastní plánovací tabulky — co v Excelu ohlídat, než se rozhodnete přejít.
• Alternativa k Excelu na plánování směn — včetně šablony ke stažení.