Vrátí se nám software na plánování techniků? Jak si to spočítat

Jestli se vrátí software na plánování techniků, vám nikdo dopředu neřekne, protože odpověď závisí na tom, kolik času dnes padne na koordinaci ve vaší firmě. Spočítat se to ale dá, a to jedině tak, že si před zavedením změříte výchozí stav. Po zavedení už ho zpětně nedopočítáte, protože si na nový způsob práce zvyknete během pár týdnů.

• Obecné číslo návratnosti neexistuje, počítá se vždy z vlastního provozu.
• Změřte výchozí stav před zavedením, potom už ho nedopočítáte.
• Sledujte události, ne pocity: marné výjezdy, hovory na termín, čas na plán.
• Do výpočtu patří jen doložitelné položky, ne hypotetické zakázky.
• Měřte srovnatelná období, jinak výsledek určí sezóna, ne software.

Proč vám nikdo nedá číslo dopředu

Protože ho nemá odkud vzít. Náklad na koordinaci se mezi firmami liší víc než cokoli jiného: firma se stálými zákazníky a pevným harmonogramem má koordinaci skoro zdarma, firma, která přijímá objednávky telefonem celý den, ji platí každou hodinu.

Druhý důvod je, že úspora nevzniká rovnoměrně. Většina se jí koncentruje do několika málo situací: ranní přesun po havárii, domlouvání termínu se zákazníkem, hledání volného člověka s potřebnou kvalifikací. Kdo tyhle situace řeší jednou týdně, ušetří málo. Kdo je řeší třikrát denně, ušetří hodně.

Třetí důvod je, že část přínosu není v ušetřeném čase, ale v nevzniklé škodě. Výjezd, který se neuskutečnil zbytečně, se v žádném výkazu neobjeví, protože se nestal.

Co změřit před zavedením

Tohle je celý trik. Měření po zavedení umí kdokoli, výchozí stav se dá pořídit jen předem.

1. Marné a zdvojené výjezdy za měsíc. Kolikrát technik přijel a nemohl pracovat, protože chyběl díl, kvalifikace nebo přístup. Kolikrát jeli dva lidé na jedno místo.
2. Hovory na jeden domluvený termín. U dvaceti po sobě jdoucích zakázek si zapište, kolik hovorů a zpráv bylo potřeba, než byl termín potvrzený.
3. Čas na sestavení týdenního plánu. Kolik času týdně zabere plánování a ranní přehazování. Měřte to jako čas, ne jako dojem.
4. Zásahy odložené kvůli neznalosti kapacity. Kolikrát jste zákazníkovi řekli, že se ozvete, a ozvali se až druhý den.
5. Dotazy techniků do kanceláře. Kolik hovorů denně je jen ověření, kam se má jet nebo co se tam dělalo minule.
6. Doba od zásahu do zápisu. Kolik dní uplyne, než je práce zapsaná tam, kde ji ostatní najdou.

Stačí čárky na papíře po dobu jednoho měsíce. Přesnost tady není důležitá, důležité je mít s čím porovnávat.

Co porovnat po zavedení

Tabulku vyplňte dvakrát: měsíc před a měsíc po. Srovnávejte podobná období, ne prosinec s červencem. U firem s malým počtem zásahů měřte dva měsíce, jinak výsledek určí jeden nestandardní týden.

Ke druhému řádku se váže poznámka: čas kanceláře je snadné podcenit, protože se rozpadá do desetiminutových kousků. Právě proto se vyplácí ho počítat v hovorech, ne v hodinách. Podrobněji se ceně přerušené práce věnuje cena ztracené hodiny technika.

Odkud se návratnost bere

Ze tří míst a je dobré je odlišit, protože každé se projeví jinak rychle.

Nevzniklé zbytečné výjezdy. Nejrychlejší a nejlépe doložitelná položka. Když je v plánu vidět, kdo kam jede, a při uložení se ohlásí kolize, odpadne část případů, kdy jeli dva lidé na jedno místo. Vidět je to hned první měsíc.

Zkrácené domlouvání. Když má zákazník volné dny v jednom odkazu a vybírá si sám, klesá počet výměn na jeden termín. Přes nabídku termínů tenhle krok odpadá docela, protože výběr přijde bez telefonátu. Projeví se to během několika týdnů.

Rychlejší odpověď zákazníkovi. Když je vidět, kdo je volný a kdo má potřebnou kvalifikaci, dá se termín nabídnout ještě během hovoru. Kapacity a dovednosti ukazují obojí najednou. Tohle se projeví nejpomaleji a nejhůř se měří, zato má nejdelší dosah: zakázka, kterou zákazník nezadal jinam, se v úspoře neobjeví nikdy.

Co do výpočtu nepatří

Ušetřený čas, který nikdo nevyužil. Když dispečer ušetří čtyři hodiny týdně a stráví je jinou administrativou, je to lepší práce, ale ne návratnost.

Hypotetické zakázky. Věta „mohli bychom stihnout o třetinu víc" je odhad, ne položka. Do výpočtu patří až ve chvíli, kdy ty zakázky skutečně přijmete.

A konečně spokojenost, kterou neměříte. Že se technikům plánuje lépe, je dobrý důvod k zavedení, ale ne argument, který obstojí v tabulce.

Zůstane vám tak výpočet z položek, které umíte doložit. Bývá skromnější než ten z prospektu a má tu výhodu, že se dá obhájit.

Od kolika lidí se to vrátí

Od tří. Do dvou lidí je koordinace levná: plán drží jeden člověk, druhého se zeptá přes ulici a nabídnout termín umí z hlavy. Náklad, který by software odstranil, je tam malý, takže se nemá z čeho vracet.

Od tří se to mění, protože přibývá kombinací rychleji než lidí. U jednoho zákazníka se střídají technici, k volnému času se přidává otázka kvalifikace a k dnešnímu plánu rozjednané termíny, které ještě nejsou potvrzené. Právě tyhle kombinace jsou to, co dispečera stojí čas.

Namítnout se dá, že zkušený plánovač to zvládne i u pěti lidí z hlavy. Zvládne, dokud je v práci. Náklad se v takové firmě neplatí každý den, ale naráz, v týdnu jeho dovolené.

Ceníkem se to dá zarámovat jednoduše: software stojí 500 Kč za uživatele a měsíc a měsíční náklad je tedy známý dopředu. Neznámá je jen ta druhá strana rovnice, a tu si musíte změřit sami.

Co musí platit, aby výpočet dopadl

Že plán vzniká na jednom místě. Dva plány vedle sebe, jeden v aplikaci a druhý v hlavě, přinesou náklad obou a užitek žádného.

Že technici do systému opravdu zapisují. Historie, do které se zapisuje obden a nahodile, neušetří dotazy do kanceláře, protože se na ni nedá spolehnout.

A že měříte i po půl roce, ne jen v prvním nadšeném měsíci. Zkušební provoz trvá 30 dní zdarma, ale skutečná odpověď na otázku, jestli se to vrátilo, je vidět až na druhém měření.

Časté dotazy