Jak nabídnout termín tak, aby si zákazník vybral sám

Domlouvání servisního termínu probíhá ve většině firem následovně.

Anatomie ping-pongu

1. Zákazník napíše, že potřebuje servis.
2. Vedoucí otevře kalendář, tabulku dovolených a chvíli přemýšlí. Pak napíše: šlo by u vás 20. nebo 21.?
3. Zákazník odpoví za dva dny, že 20. nemůže a 21. musí ověřit u výroby.
4. Mezitím byl 21. obsazen jinou zakázkou, protože si ho nikdo nezablokoval.
5. Vedoucí nabídne nové termíny. Zákazník odpoví, že první z nich už neplatí.

Celkem šest dní, pět zpráv a dvě verze plánu. K tomu ruční skládání volných termínů z kalendáře, dovolených a paměti.

Tři chyby, které to způsobují

1. Nabízíte jeden termín

Nabídnout jeden termín je vyjednávání, nabídnout čtyři je výběr. Zákazník, který si vybírá, odpovídá rychleji, protože neposuzuje, zda odmítnutím nezpůsobí potíž.

2. Nabídnuté termíny neblokujete

Pokud nabídnete 21. a zároveň jej necháte volný pro ostatní, někdo jej obsadí. Následuje omluva, tedy ztráta důvěryhodnosti a další kolo korespondence.

3. Necháváte zákazníka psát

Napsat odpověď na e-mail je práce, kliknout na tlačítko nikoli. Rozdíl v rychlosti odpovědi je výrazný.

Nabídněte výběr, zablokujte si ho a nechte zákazníka jen kliknout. Tři pravidla, která omezí ruční přepisování a opakované telefonáty.

Jak vypadá dobrá nabídka termínů

Nabídka termínů má obsahovat:

• Tři až pět termínů, ne dva a ne patnáct. Méně znamená vyjednávání, více znamená obtížné rozhodování.
• Reálné termíny spočítané z kapacity kvalifikovaných lidí, ne odhad.
• Rozsah, ne jen datum: celý den, dopoledne, odpoledne. Zákazník podle toho plánuje svůj provoz.
• Platnost nabídky uvedená přímo v textu. Dává zákazníkovi důvod odpovědět.
• Jedno kliknutí pro potvrzení, bez registrace a bez instalace čehokoli.

Co dělat, když zákazník neklikne

Část zákazníků bude vždy odpovídat e-mailem nebo telefonicky. Proto má smysl mít připravený i textový formát nabídky, který lze vložit do e-mailu:

Volné termíny pro servisní zásah:

- pondělí 20. 7. 2026 (celý den)
- úterý 21. 7. 2026 (odpoledne)
- čtvrtek 23. 7. 2026 (celý den)

Termín si můžete vybrat zde: {odkaz}
Nabídka platí do 12. 7. 2026.

Zákazník si vybere způsob odpovědi sám. V obou případech máte stejnou informaci i stejně zablokované termíny.

Když si zákazník výběr rozmyslí

Stává se to pravidelně. Podstatné je, aby to nebyl problém: nabídku vrátíte do aktivního stavu, zákazník vybírá znovu týmž odkazem a nic nového se neskládá.

Modelový výpočet úspory

Deset termínů měsíčně, u každého tři e-maily po pěti minutách a jeden hovor po deseti minutách. To jsou přibližně čtyři hodiny měsíčně na samotné domlouvání, k tomu ztracené termíny z dvojí nabídky téhož dne.

Při jedné minutě na sestavení nabídky a jednom kliknutí na potvrzení zbude z uvedených čtyř hodin necelá půlhodina. Jde o výpočet ze zadaných předpokladů, ne o naměřený výsledek.