Navržený a potvrzený termín: rozdíl, který stojí peníze

Zeptejte se plánovače, kolik má příští týden jistých zakázek. Bude chvíli počítat, protože v kalendáři vypadají oba druhy termínů stejně: domluvený i ten, který jen navrhl a čeká na odpověď.

Rozdíl mezi nimi je přitom zásadní. Potvrzený termín je závazek, na který se plánuje kapacita, kupuje materiál a odmítá jiná práce. Navržený termín je hypotéza.

Jak se to v praxi obchází

Pokud nástroj nerozlišuje jistotu, vzniknou náhradní řešení. Nejčastěji tři:

• Barvy. Žlutá znamená návrh, zelená potvrzení. Význam ale zná jen ten, kdo je nastavil.
• Otazník v názvu. Servis Novák? Funguje, dokud se někdo nerozhodne názvy pročistit.
• Druhá tabulka. Nepotvrzené termíny stranou, potvrzené v hlavním plánu. Obojí se rozejde během týdne.

Všechny tři mají stejnou vadu: informace o jistotě není součástí dat, ale konvence, kterou musí někdo znát a dodržovat.

Co to stojí

Nejde o kosmetickou záležitost. Pokud není zřejmé, co je jisté, nastávají tři situace:

1. Odmítáte práci, kterou byste vzali. Kapacita vypadá plná, ale třetina termínů je jen navržená.
2. Slibujete kapacitu, kterou nemáte. Opačný případ – navržený termín se potvrdí a najednou jedou dva lidé na dvě místa.
3. Chybí včasná urgence. Termínu, který zůstává nepotvrzený tři týdny, si nikdo nevšimne, dokud není pozdě.

Nepotvrzený termín, o kterém nevíte, že je nepotvrzený, je horší než žádný termín.

Jak to má vypadat

Řešení je jediné: typ termínu jako plnohodnotná vlastnost, ne poznámka. Ostatní z toho vyplývá.

• Vizuální rozdíl. Závazný termín má plnou barvu, nezávazný obrys. Rozdíl je patrný bez čtení.
• Jedno kliknutí na překlopení. Zákazník potvrdí, vy kliknete a termín je závazný. Pokud by to trvalo pět kroků, nikdo to dělat nebude.
• Vlastní typy. Někde stačí navržený a potvrzený, jinde je potřeba i náhradní nebo zrušený. Číselník má být váš.
• Záznam změny. Informace o tom, kdy se z návrhu stal závazek, se za tři měsíce hodí.

Praktické pravidlo

Zaveďte si jednoduchou kontrolu: jednou týdně se podívejte na všechny nezávazné termíny starší než deset dní. Buď je potvrďte, nebo zrušte. Nic mezi tím.

Termíny, které zůstávají měsíc v nejistotě, nejsou plán, ale zablokované dny, které nikdo neprodal.

Vícedenní zásahy

Jde o tentýž problém. Třídenní montáž zapsaná jako tři samostatné záznamy se posune jen ze dvou třetin, protože na třetí záznam se zapomene. Vícedenní termín má být jeden objekt, který se posune celý, a při posunu nabídne přesunout i přiřazené techniky.