Existuje zakázkový systém zdarma a kdy vám bude stačit?

Zakázkový systém zdarma znamená v praxi tři různé věci: vlastní tabulku, bezplatný tarif placeného nástroje, nebo zkušební období bez platby. Žádná z nich není zdarma úplně. Vždy platíte časem na nastavení, údržbu a přepisování. Před výběrem si proto určete, co má systém zvládnout: evidenci zakázek, přehled kapacit techniků, nebo obojí.

• Slovo „zdarma“ se týká licence, nikoli času na zavedení, údržbu a opravy chyb v datech.
• Vlastní tabulka unese seznam zakázek, ale neohlídá kolizi termínů ani kvalifikaci technika.
• Bezplatné tarify bývají omezené počtem uživatelů, zakázek nebo dobou uchování dat; limity si ověřte dříve, než do nástroje přepíšete data.
• Zkušební období je jiný typ bezplatnosti: plná funkčnost na omezenou dobu. ServisBook má 30 dní zdarma bez platební karty.
• Po zkušebním období stojí ServisBook 500 Kč za uživatele a měsíc; násobíte počtem osob, které nástroj skutečně otevírají.

Co se u zakázkového systému skutečně neplatí

Nulová je pouze licence. Zbytek nákladů zůstává. Patří sem čas na vymyšlení struktury, přepis rozpracovaných zakázek, vysvětlení pravidel technikům a opravy míst, kde někdo zapsal údaj jinak než ostatní.

U vlastní tabulky se tento náklad neobjeví na faktuře, ale objeví se v pracovním dni toho, kdo tabulku spravuje. Bývá to obvykle majitel nebo vedoucí servisu, tedy člověk, jehož hodina má nejvyšší cenu. Právě proto se bezplatné řešení vyplatí porovnávat ne podle ceny, ale podle toho, kolik práce navíc vyžaduje každý týden.

Druhá položka je riziko. Tabulka uložená v jednom notebooku, znalost termínů pouze v hlavě dispečera a historie zakázky roztroušená v e-mailech mají nulovou pořizovací cenu a nenulovou cenu ve chvíli, kdy je potřeba doložit, co se u zákazníka stalo.

Tři varianty bezplatného řešení

Rozdíl mezi nimi není v ceně, ale v tom, co se stane, až provoz poroste.

Vlastní tabulka je nejdostupnější a zároveň nejméně předvídatelná. Bezplatný tarif dává jistotu, že data jsou na jednom místě, ale jeho limit určuje dodavatel, nikoli váš provoz. Zkušební období není trvalé řešení; je to způsob, jak si ověřit, zda placená varianta odpovídá tomu, jak firma pracuje.

Kdy vlastní tabulka stačí

Tabulka stačí, pokud zakázky běží převážně za sebou a termín se po domluvě již nemění. Jeden list se sloupci zákazník, adresa, popis práce, technik a datum pokryje evidenci i vyhledávání.

Přestane stačit ve chvíli, kdy začnou zakázky běžet souběžně a termíny se posouvají. Tabulka nezná pojem překryv. Pokud jeden technik figuruje na dvou řádcích se stejným dnem, soubor to nikde neohlásí; zjistí se to až ráno telefonátem ze stavby. Stejně tak tabulka neví, kdo má pro konkrétní práci potřebné oprávnění a kdo je zrovna na dovolené.

Tam, kde se toto stává pravidelně, jde už o plánování kapacit, ne o evidenci. Rozdíl je vidět na plánovací tabuli, kde jsou technici v řádcích a dny ve sloupcích, nasazení zadáváte tažením přes buňky a kolizi aplikace ohlásí při uložení.

Kdy narazí bezplatný tarif

Bezplatný tarif se láme na limitu, který jste při zavádění nesledovali. Nejčastěji jde o počet uživatelů, počet aktivních zakázek nebo dobu, po kterou se drží historie.

Než do bezplatného tarifu přepíšete rozpracované zakázky, ověřte tři věci:

1. Kolik osob může nástroj používat současně a zda se mezi ně počítají i technici v terénu.
2. Zda existuje strop na počet zakázek nebo na dobu uchování starších záznamů.
3. Jak dostanete data ven, pokud se rozhodnete pro jiné řešení.

Třetí bod se podceňuje nejvíce. Náklad na přechod nenese dodavatel, ale vy, a roste s každým měsícem zapsaných dat.

Co bezplatné řešení typicky neumí

Chybí především vazby mezi zakázkou, časem a člověkem. Seznam zakázek zvládne každá tabulka. Odpověď na otázku, kdo je příští týden volný a má potřebnou kvalifikaci, z ní ale nevytáhnete během telefonátu se zákazníkem.

Druhá mezera je historie. Přílohy, interní poznámky a záznam každé změny bývají rozložené mezi e-mail, papír a paměť. Ve chvíli reklamace nebo předání zakázky jinému technikovi se dohledávají ručně. Nástroj, který drží zakázky a historii na jednom místě, tuto práci odstraní tím, že ji nikdo nemusí dělat znovu.

Třetí mezera je domlouvání termínu. Bezplatné řešení obvykle nenabízí způsob, jak zákazníkovi ukázat volné dny; zůstávají e-maily a telefonáty. Nabídka termínů tento krok obrací: zákazník si vybere z odkazu s volnými dny a vy termín potvrdíte.

Jak porovnat bezplatné řešení s placeným

Porovnání má smysl dělat na vlastních číslech, ne na seznamu funkcí. Postup je následující.

1. Jeden měsíc si zapisujte, kolik minut denně zabere domlouvání termínů se zákazníky.
2. Připisujte, kolikrát technik zavolá do kanceláře s dotazem, kam má jet nebo co se tam má udělat.
3. Zaznamenejte každý případ, kdy se termíny překryly nebo výjezd proběhl zbytečně.
4. Spočítejte, kolik osob by nástroj skutečně otevíralo. Cena se počítá za aktivního uživatele, ne za celou firmu.
5. Vynásobte tento počet cenou 500 Kč za uživatele a měsíc.
6. Porovnejte výsledek s hodnotou času z prvních tří bodů podle vlastní hodinové sazby.

Bez prvních tří kroků je rozhodnutí odhadem. S nimi máte vlastní data, se kterými lze argumentovat i vůči sobě.

Kde se bezplatné řešení láme nejrychleji

Nejdříve u kapacit. Evidenci zakázek unese téměř cokoli. Otázka „kdo je volný a smí to dělat“ ale vyžaduje, aby byly na jednom místě nasazení, nepřítomnosti i kvalifikace. Jakmile se tyto tři údaje rozejdou do tří souborů, přestane být odpověď spolehlivá a začne se ověřovat telefonem.

To je rozdíl mezi evidencí a plánováním. Evidence popisuje minulost, plánování rozhoduje o zítřku. Kapacity a dovednosti drží obojí pohromadě tak, aby odpověď byla k dispozici během hovoru se zákazníkem.

Kdy zakázkový systém řešit nemusíte

Pokud firma pracuje na jedné zakázce v jednom čase a termíny se nemění, bezplatná tabulka je přiměřené řešení a výměna za placený nástroj přinese jen práci navíc.

Stejně tak nemá smysl uvažovat o samostatném nástroji tam, kde už běží podnikový systém, ve kterém se zakázky i kapacity plánují. Zdvojená evidence je horší než jedna nedokonalá. A pokud v oboru neplánujete lidi v čase, tedy nejde o výjezdy, montáže ani prohlídky, není toto téma vaše.

Rozhodující není velikost firmy. Firma o dvou technicích, která má tři souběžné montáže a měnící se termíny, potřebuje plánování více než firma o třiceti lidech s pevným ročním harmonogramem.

Jak se rozhodnout bez rizika

Zkušební období je nejlevnější způsob, jak si rozdíl ověřit na vlastním provozu. Nepřepisujte do nástroje celou minulost. Vezměte zakázky nejbližších dvou týdnů, nasaďte na ně techniky a sledujte dvě věci: kolikrát vás aplikace upozornila na kolizi a kolikrát někdo volal s dotazem, kam má jet.

ServisBook nabízí 30 dní zdarma bez platební karty, což na takový test obvykle stačí. Pokud po dvou týdnech tabulka stále odpovídá rychleji než aplikace, je to platný výsledek a rozhodnutí zůstat u bezplatného řešení je správné.

Časté dotazy